День открытых дверей: как продать 50 абонементов за один день

Контекст: почему День открытых дверей, а не просто пробные уроки

Каждый август руководители языковых школ стоят перед одной и той же задачей — набрать учеников на новый учебный год. Кто-то запускает пробные уроки, кто-то рассылает листовки. Но есть формат, который позволяет продать десятки абонементов за один день: День открытых дверей. Екатерина Кузурманова, собственник сети Sweet Home в Тюмени, и Анна Алтухова, собственник English2Go в Иванове, провели такое мероприятие — и получили 50 оплаченных договоров за день.

Главный страх руководителей — «всё придётся тащить на себе». Именно эту проблему решают спикеры: их подход построен на том, чтобы подготовку полностью делегировать команде. Руководитель лишь задаёт вектор и контролирует выполнение раз в два-три дня.

Зачем нужен День открытых дверей: 5 целей

Прежде чем погружаться в подготовку, важно понимать, что это не просто праздник для текущих учеников. Это промо-мероприятие с чёткими бизнес-целями. Екатерина выделяет пять причин, ради которых стоит проводить День открытых дверей каждый год.

Отдельного внимания заслуживает работа с клиентской базой. У каждой школы есть лиды, которые когда-то интересовались, но так и не пришли. День открытых дверей — идеальный инфоповод, чтобы позвонить и сказать: «Будет классное мероприятие, мы вас ждём, приходите». Подробнее об управлении базой через CRM мы рассказываем в интервью с практиками.

Когда проводить: выбор даты

Анна рекомендует конец августа — первые выходные сентября. Логика простая: к этому времени семьи вернулись из отпусков и начинают искать кружки и секции. Но есть нюанс — не пересекаться со школьными линейками и другими мероприятиями в городе.

Екатерина всегда выбирает последние выходные августа — субботу, не воскресенье. Причина практическая: если провести в воскресенье, сотрудники начнут новую рабочую неделю уставшими. А если хорошо раскачан маркетинг, дата вообще не так важна — люди придут хоть в июле, если позиционировать мероприятие как большой тематический праздник, а не как сухой «день открытых дверей». Подробнее о том, как работать с сезонностью в маркетинге, мы рассказываем в отдельной статье.

Подготовка: 7 шагов руками команды

Ключевая идея Екатерины и Анны — руководитель не должен тащить подготовку на себе. Всё делается через делегирование: академическому директору, старшему администратору, преподавателям. Руководитель задаёт вектор и контролирует. Компактный чеклист ДОД — для распечатки и работы на месте.

На первом этапе собирается вся команда — преподаватели, администраторы, академический директор. Придумывается концепция: тематические мероприятия заходят лучше, чем «просто день открытых дверей». У Екатерины, например, был «Дикий-дикий Запад» — помещение украшено в стиле, преподаватели в ковбойских шляпах и клетчатых рубашках, все активности обыграны в теме.

Затем каждый преподаватель получает шаблон для описания своей активности и составляет мини-смету. Все сметы сводятся в одну большую — и руководитель видит полную картину расходов.

5 зон мероприятия: что где происходит

Екатерина и Анна рекомендуют организовать минимум 5 параллельных зон. Каждая зона — под ответственность конкретного сотрудника. Люди заводятся по расписанию, потоки не смешиваются.

Ключевой момент — работа с родителями. В зону родителей людей заводят по возрастным потокам: «родители детей 4-6 лет — в 12:00, родители первоклассников — в 12:30». ДОС или методист рассказывает о программе под конкретную возрастную группу и снимает возражения до того, как они возникнут.

Если отдельного кабинета нет, эту же функцию выполняет ресепшн: администратор или ДОС собирает родителей и проводит мини-презентацию. Главное — работать с родителями, пока дети на активностях, и не полагаться только на продажи администратора. Как построить систему работы администраторов, подробно описано в интервью о функциях администратора.

Папка клиента и старт-пакет: что выдавать каждому

Анна настаивает: никого не выпускать без материалов. Но материалы делятся на два типа — для тех, кто купил, и для тех, кто ещё думает.

Кроме того, у входа каждому гостю выдают анкету: имя, контакты, возраст ребёнка, интерес к английскому. Это критически важно для сбора базы — с улицы могут зайти люди, которые нигде не записывались. Все контакты затем обрабатываются в течение недели после мероприятия.

Как педагоги продают через экспертность

На мероприятии продают все — и администраторы, и преподаватели. Но преподаватели продают не через скрипт, а через экспертность. После каждой активности педагог выводит детей, остаётся на точке и даёт обратную связь родителям.

Этот подход нужно обсуждать на планёрке: педагоги должны знать, что после занятия они не уходят, а выходят к родителям и дают обратную связь: «Маша отлично справилась, у неё хорошая база для уровня Pre-Intermediate, в нашей группе по вторникам ей будет комфортно». Это работает намного сильнее, чем скидки и акции. Больше о подготовке педагогов к продажам — в нашем интервью о продающем администраторе.

Акция-убийца: «Выиграй год бесплатного английского»

Именно этот оффер позволил Екатерине продать 50 абонементов в один день. Механика простая: если ты приходишь и оплачиваешь абонемент именно в день мероприятия, ты участвуешь в розыгрыше года бесплатного обучения (72 занятия).

Ключевые правила акции:

• Оплатить нужно именно в день мероприятия — не до и не после
• Розыгрыш проводится онлайн в соцсетях сразу после окончания праздника
• Возвраты не производятся — деньги сохраняются на счёте клиента и могут быть потрачены на другие услуги: индивидуальные занятия, летний лагерь, литературу
• Один человек реально учится год бесплатно — это не обман, а инвестиция в лояльность

Люди прибегали подписывать договоры даже после окончания мероприятия — настолько сильным был оффер. Для работы с допродажами после мероприятия важно иметь систему: в понедельник обзвонить тех, кто был, но не купил, и пригласить на пробный урок.

Подводные камни и как к ним готовиться

Даже идеально спланированное мероприятие столкнётся с непредвиденными ситуациями. Екатерина и Анна поделились типичными проблемами и решениями из своей практики.

Отдельно о фирменной одежде: Екатерина рассказывает, что в Тюмени одна футболка с логотипом стоит 1000-1200 рублей, и инвестиция окупается многократно. Во время летнего лагеря её команда в фирменных футболках зашла пообедать в кафе — и привлекла двух новых клиентов прямо там.

Если на занятие никто не записался — ничего страшного. Педагог просто выходит к гостям и работает на общей площадке, помогает разводить потоки. А не пришедших обзванивают в понедельник с приглашением на отдельный пробный урок.

Активности, которые работают

Спикеры рекомендуют несколько форматов, проверенных на практике. Демо-уроки — обязательны, но короткие: максимум 30 минут. Длинные уроки утомляют и детей, и родителей.

• Кулинарный мастер-класс — самый популярный формат, привлекает даже тех, кто не думал об английском
• Творческие мастер-классы — слаймы, поделки, рисование. На английском, если педагоги владеют методикой погружения
• Квесты и квизы — команды угадывают персонажей, отвечают на вопросы, проходят станции по кабинетам
• Игротека для подростков — настольные игры (Dixit, Мафия), обсуждения на английском. Подростки любят шутить и спорить
• Безпроигрышная лотерея — лототрон с яичками, внутри призы. Проводится после каждого занятия

Больше идей для мероприятий в языковой школе — в интервью с Александрой Левановой о 7 свежих форматах ивентов, от перевёрнутого урока до разговорного клуба в баре.

Делегирование: кто что делает

Главный принцип — руководитель не делает ничего руками. Вот распределение зон ответственности, которое предлагают спикеры:

• Академический директор / методист — координирует подготовку, утверждает концепцию, проверяет планы уроков, проводит общую планёрку
• Преподаватели — придумывают активности, заполняют шаблоны мероприятий, составляют сметы, оформляют кабинеты, проводят занятия, дают обратную связь родителям
• Администраторы — рассылки, прозвоны базы, закупки по смете, подготовка договоров и анкет, лотерея, координация гостей
• Волонтёры (старшеклассники) — встречают на ресепшн, провожают, разводят потоки, помогают с флешмобами
• Руководитель — задаёт вектор, утверждает концепцию и смету, контролирует раз в 2-3 дня по диаграмме Ганта

Важная деталь от Екатерины: в договоре с педагогами прописано, что два промо-мероприятия в год проводятся без дополнительной оплаты, потому что педагоги набирают учеников себе в группы. У Анны участие в мероприятиях входит в систему KPI — сотрудники получают баллы, которые влияют на зарплату.

Выводы