Календарь мероприятий в языковой школе: планирование ивентов на год

Контекст: зачем школе календарь мероприятий

Светлана Ярмоц — основатель образовательного центра BigBen в Камышине (Волгоградская область) с 15-летней историей. За эти годы школа выстроила систему мероприятий, которая решает сразу две задачи: привлекает новых учеников и удерживает текущих. Именно из школы BigBen выросла CRM-система BigBen CRM и мобильное приложение «Твоя школа».

В рамках вебинара EduGrowth Светлана прошла по всем десяти месяцам учебного года и рассказала, какие мероприятия проводит школа BigBen, как их планировать малыми ресурсами и почему даже команда из двух преподавателей может организовать яркий ивент. Краткая шпаргалка для распечатки — 12 мероприятий по месяцам (идея + цель + бюджет).

Шаг 1. Планирование: от года к неделе

Светлана рекомендует увеличивать учебный год с традиционных 9 месяцев до 10, а лучше — до 11-12. Чем меньше промежуток без языка, тем лучше для учеников и выгоднее для школы. В BigBen учебный год длится 10 месяцев — с сентября по конец июня, с экзаменами и торжественным вручением сертификатов.

Планирование идёт по трём уровням:

• Полугодие — основная сетка мероприятий с датами и ответственными. Второе полугодие планируется в декабре-январе
• Месяц — на планёрках с командой распределяете: какие ивенты платные, какие бесплатные, кто отвечает, какие ресурсы нужны
• 3 недели — для крупных мероприятий (день открытых дверей, английская школа). Для небольших мастер-классов достаточно одной недели

Когда весь сезонный маркетинг собран в единый календарь, руководитель видит общую картину: где мероприятия на привлечение, где на удержание, и не перегружена ли команда.

Сентябрь — октябрь: старт и первые ивенты

Сентябрь — месяц привлечения. BigBen проводит образовательный фестиваль (формат дня открытых дверей): партнёры с подарками, блогеры с VIP-бэджиками, фотозона, мастер-классы для детей, практика от приглашённого психолога для родителей и подростков. Для подростков — отдельное welcome party с настольными играми на английском.

Октябрь — День Учителя (корпоративное мероприятие для команды, подробнее — в интервью про 25 идей) и главное событие осени — английская школа на Хэллоуин.

Форматы: английская школа и другие платные ивенты

Английская школа — ключевой коммерческий формат BigBen. Это тематическое мероприятие выходного дня (воскресенье, 12:00-16:00), где 4 часа подряд проходят мастер-классы на английском языке, объединённые общей темой. Стоимость — около 1 500 ₽.

Почему BigBen перешёл от бесплатных шоу к платным английским школам? Раньше школа арендовала зал, писала сценарий, привлекала актёров — всё бесплатно. Воспоминания были классные, но сил на остальную работу не оставалось. Платное мероприятие не только окупается — оно позволяет вложиться в качество: профессиональную фотозону, кулинарный мастер-класс, дорогие подарки. А когда продаёшь — относишься к организации ответственнее.

Ноябрь — декабрь: здоровье, конкурсы и Christmas

Ноябрь. Два ключевых направления: неделя здоровья и городской конкурс скороговорок. Неделя здоровья — простой формат: зарядка на каждом уроке, кислородный коктейль, разговор о правильном питании. Проводится дважды в год (ноябрь и февраль), когда дети особенно часто болеют.

Конкурс скороговорок — городское мероприятие при поддержке методического объединения учителей. BigBen выступает организатором, привлекает школьников со всего города, обеспечивает призы и дипломы. Бесплатное участие + скидка для всех участников на обучение в школе.

Декабрь — неделя открытых занятий (показать родителям результаты за три месяца) и английская школа Christmas. Светлана подчёркивает: открытые занятия — это обычные уроки в формате revision, а не отрепетированные спектакли. Родители должны увидеть реальную работу и вовлечение ребёнка. После урока — анкета обратной связи от администратора. Если вы хотите системно выстроить коммуникацию с родителями, начните именно с таких точек контакта.

Январь — февраль: планирование лета и валентинки

Январь — самое время начать планирование летних программ. Определитесь с тематиками смен и начните серию мастер-классов, которые работают как продающие ивенты. Параллельно — разговорный клуб для подростков и взрослых на тему Student Life (День студента).

Февраль — День Святого Валентина, который BigBen переосмыслил как праздник любви к английскому языку. Формат масштабный:

• Вечеринка для подростков
• Конкурс «Love is...» в соцсетях — продолжить фразу с переводом
• Почта валентинок — коробка с дырочкой, куда ученики опускают послания друг другу и преподавателям
• Дресс-код: каждый приходит с элементом красного цвета
• Ростовая кукла-сердце переезжает из офиса в офис — фото каждой группы

Призы конкурсов — тематические: коробка жвачек Love Is, плюшевое сердечко. Эмоциональный подарок работает сильнее, чем сертификат.

Март — апрель: мастер-классы, которые продают лето

Это период подготовки к летним программам. BigBen проводит серию бесплатных мастер-классов, каждый из которых привязан к тематике будущей летней смены. Формат простой: 45 минут, один преподаватель, 8-10 детей.

Пример: BigBen запланировал летнюю смену по мультику «Энканто». В марте провели бесплатный мастер-класс — 45 минут активностей по теме суперспособностей. Дети попробовали формат, а администратор рассказал: «Летом будет целая смена — пять дней, каждый день новая тема.» Родители получили брошюру с датами, стоимостью и скидкой за раннее бронирование.

Апрель — вторая неделя открытых занятий (результаты для родителей + напоминание, что учебный год заканчивается в конце июня, а не в мае) и старт школы волонтёров.

Школа волонтёров: бесплатные руки и лояльная аудитория

Одна из самых необычных находок BigBen — школа волонтёров-подростков, которая работает уже 4 года. Это ученики школы (14-18 лет), которых обучают работе с детьми, а потом привлекают к мероприятиям и летнему лагерю.

Мотивация нематериальная: футболки с логотипом, благодарственные письма, выезды с палатками на природу, чай с угощениями на встречах. Попытка давать баллы через сайт добро.ру не удалась — у ИП отозвали право начислять их. Часть волонтёров отвалилась, но ядро осталось.

Не обязательно заниматься волонтёрами лично — это может быть SMM-менеджер или молодой педагог. Встречи можно распределить: методист учит настольным играм, преподаватель — работе на английском, администратор — работе с флаерами. Подробнее о том, как делегировать задачи команде без потери качества.

Май — июнь: финал и перезапуск

Май — BigBen проводит городскую экологическую акцию «Чистый берег» (пять лет подряд): уборка берега реки Камышенки с сортировкой мусора, затем развлекательная часть с конкурсами, играми на английском и горячим чаем. Организуется при поддержке администрации города и молодёжной организации «Планета молодых».

Параллельно — финальный рывок продаж летних программ: прямые эфиры в соцсетях, мастер-классы. Для учеников, которые не могут остаться до июня, — досрочная сдача экзаменов.

Июнь — торжественное вручение сертификатов. BigBen арендует зал со сценой, светомузыкой и ведущими (из волонтёров). Формат: награждение лучших учеников по итогам экзаменов и геймификации в приложении, благодарственные письма родителям, подарки — шоперы с логотипом. Преподаватели получают цветы и слова благодарности от учеников.

А на 1 июня школа выходит в городской парк: ростовая кукла, флаеры, конкурсы — продвижение летних программ среди новой аудитории.

Партнёры: как получить подарки и площадки бесплатно

BigBen партнерится с Dodo Pizza уже 8 лет, с городской библиотекой, канцтоварами, кафе и другими бизнесами. Принцип: сначала предложить, потом попросить.

Отдельно Светлана рекомендует дружить с методическим объединением учителей английского языка. Через них можно распространять информацию о конкурсах, привлекать школьников всего города и приглашать руководителей МО в жюри. А сотрудничество с администрацией и городским парком открывает площадки для проведения массовых мероприятий.

CRM и приложение: как не утонуть в организации

Когда мероприятий 20+ в год, ручное управление превращается в хаос. BigBen анонсирует ивенты через мобильное приложение «Твоя школа»: создаёт карточку мероприятия (тема, возраст, дата, стоимость, преподаватель) — и информация автоматически попадает к родителям. Они видят расписание, могут записаться и оплатить прямо из приложения.

Это снимает нагрузку с администраторов: вместо того чтобы обзванивать каждого, они занимаются подготовкой ивента. А в CRM-системе формируется группа участников — и видно, сколько мест осталось, кто записался через приложение, а кто пришёл в офис. Для бесплатных мероприятий, где нужно привлечь внешнюю аудиторию, Светлана использует Google Forms — родителям проще заполнить форму, чем звонить по телефону.

Роль руководителя: планировать, а не организовывать

Последний год Светлана управляет мероприятиями удалённо: помогает запланировать, генерирует идеи, если команда застревает, записывает аудио-обращения и контролирует итоги. Всю организацию берёт на себя команда.

После каждого мероприятия — обязательная ретроспектива: что удалось, что не получилось, что улучшить. Из года в год мероприятия повторяются, но каждый раз — с новыми элементами. Всё это часть системы, в которой руководитель выходит из операционки и доверяет исполнение команде.

Выводы: чеклист на учебный год

Календарь мероприятий — не факультатив, а часть бизнес-процесса школы. Когда все ивенты собраны в единую систему, привязаны к датам и подкреплены партнёрствами, руководителю не нужно каждый раз начинать с нуля. А команда знает: в октябре — День Учителя, в декабре — Christmas English School, в апреле — школа волонтёров. Из года в год — стабильно, но каждый раз с новым элементом сюрприза.