CRM для детского центра: абонементы, расписание и оплаты родителей
Абонементы на 4, 8 и 12 занятий со списанием по факту посещения, расписание кружков, оплата родителя из приложения, зарплата педагога из журнала и прогноз оттока семей. Ребёнок ходит на три направления — карточка одна, счёт один. Вместо тетради посещаемости, переводов на личную карту и переписки в трёх мессенджерах.
Детский центр в BigBen CRM — вживую
Динамические абонементы, расписание кружков и геймификация, которая удерживает ребёнка на занятиях.
Узнаёте свой вечер?
| A | B | C | D | |
| 1 | Ученик | Оплачено | Долг | Статус |
| 2 | Иванова А. | 4 500 | −2 250 | ⚠ |
| 3 | Петров М. | — | −6 000 | ✗ |
| 4 | Сидорова К. | 3 000 | −1 500 | ⚠ |
| 5 | Козлов Д. | 6 000 | 0 | ✓ |
| 6 | ⚠ ОШИБКА В ФОРМУЛЕ: итого не сходится (−4 750 ₽) | |||
Ивановым!
Утро детского центра на BigBen CRM
Те же вопросы — кто пришёл, у кого кончился абонемент, кому звонить по долгу, сколько платить педагогу — но ответы уже собраны системой к открытию центра. Кликните по пункту меню, чтобы посмотреть, что внутри:
Мы сами 15 лет вели школу с детскими группами и знаем эту кухню изнутри. Плюс 116 интервью с руководителями — из них и собраны сценарии, которые работают в центре, а не в презентации.
Где детский центр теряет деньги — за 5 минут
Без регистрации и без звонка менеджера. Шесть блоков вопросов: деньги, педагоги, дети и родители, ежедневная рутина администратора, поток заявок и рост центра. На выходе — где именно утекает выручка и что стоит автоматизировать первым.
- 5 минут
- Без регистрации
- Никто не позвонит
- Результат сразу
Это самопроверка. Контакты оставлять не нужно, никто не перезвонит — отвечаете на вопросы и сразу видите результат.
Приложение для педагога, мамы и ребёнка
Детский центр живёт втроём: педагог ведёт занятие, родитель платит и следит за ребёнком, ребёнок ходит и не хочет бросать. Каждому — свой вход в одну систему, без отдельной разработки и подписок на чужие сервисы. Администратору достаточно браузера на ресепшене, педагогу и маме — телефона. Один аккаунт центра, три разных экрана: журнал, кабинет родителя и приложение ребёнка.
Отчётность закрывается сама
Свои группы, журнал и материалы занятия на одном экране. Отметка «был / не был» — одно касание после занятия. Стикер за старание ребёнок получает сразу, а не через неделю.
Спокойствие и полный контроль
Расписание, посещения и остаток абонемента — без вопросов администратору. Оплата занимает несколько касаний. Спросить педагога можно в чате центра, а не в личном WhatsApp.
Уровень 12
Учёба как игра
Ребёнок сам напоминает маме, что сегодня занятие: 20 уровней, 30 стикеров и монеты за посещения и домашние задания. Накопленное тратится в магазине наград центра, рядом — рейтинг группы. Мотивация держится на игре, а не на уговорах родителей.
Что входит в CRM для детского центра
Учёт детского центра целиком: кружки в расписании, абонементы с остатком, посещаемость из журнала, оплаты родителей, сдельная зарплата педагогов и аналитика по направлениям. Администратор на ресепшене, педагог на занятии и владелец дома работают в одной базе — то, что раньше жило в тетради, таблице и переписке, сходится в одном месте и считается само.
Счета и оплаты
Счёт за абонемент уходит родителю сам, оплата проходит из приложения, долг виден списком.
Зарплаты
Ставка за занятие, процент от группы и доплата за замену — считаются из журнала.
Прогноз оттока
Модель показывает семьи, которые перестали ходить и вот-вот не продлят абонемент.
Расписание
Кружки по кабинетам и педагогам, накладку видно сразу при постановке занятия.
Аналитика
Выручка, наполняемость групп и посещаемость по каждому направлению центра.
Автоматизация
56 событий: перенос занятия, счёт за абонемент, напоминание о долге — уходят родителю сами.
Группы
Перевод ребёнка в другую группу, места в кружке, кто ходит на несколько направлений.
Пн, Ср 10:00 — Марина К.
Вт, Чт 11:30 — Алексей В.
Пн, Ср 14:00 — Елена С.
Чаты
Вопросы родителей приходят в систему, а не в личный телефон администратора вечером.
Домашки и оценки
Задание с занятия и отметка педагога видны ребёнку и родителю в приложении.
Воронка заявок
Путь от заявки на пробное до оплаченного абонемента в группе.
Доп. доход
Мастер-классы, дни рождения и пробные занятия сверх регулярных групп.
Интеграции
Приём оплат, мессенджеры и аналитика — через те сервисы, которыми центр уже пользуется.
Безопасность
Данные защищены, серверы в РФ
Как платформа закрывает день детского центра
Восемь сцен одного дня — от первой чашки кофе в 08:00 до списка уходящих семей в 16:30. Смотрите, что система успевает сделать за администратора, пока в холле переодеваются дети, а родители ждут ответа про абонемент.
Вы пришли. Всё уже работает.
Счета родителям выставлены, напоминания о долге ушли, вчерашняя посещаемость уже посчитана.
Обед. Аналитика за 3 секунды.
Раньше сводили таблицы после смены. Сейчас цифра по центру открывается за пару кликов.
Список семей, которые собираются уйти.
Модель замечает пропуски и паузу в оплатах раньше, чем мама напишет «мы больше не ходим».
Что CRM закрывает именно в детском центре
Детский центр держится на двух людях, которых нет ни в школе с длинными курсами, ни в секции: на ребёнке, который ходит сразу на несколько кружков, и на маме, которая платит за всё это одним переводом и спрашивает в чате, сколько занятий осталось. Отсюда и состав задач: абонемент, который живёт по факту посещений, болезни в середине месяца, разовые мастер-классы и дни рождения, ставка педагога за проведённое занятие. Ниже — как эти шесть сценариев устроены в BigBen.
Один ребёнок — несколько кружков
Маша ходит на рисование, танцы и подготовку к школе: три группы, три педагога, три расписания — и одна карточка ребёнка. Посещаемость и остаток по каждому направлению видно отдельно, а счёт родителю приходит общий. Администратор не складывает вручную три таблицы, чтобы ответить, за что мама платит в этом месяце и где ребёнок пропустил.
Динамические абонементы: 4, 8, 12 занятий или месяц
Абонемент задаётся числом занятий или периодом, а списывается по факту — отметке педагога в журнале. Пропуск по болезни отмечается неоплачиваемым, и занятие с абонемента не уходит; на каникулы так закрывается весь период. Один и тот же ребёнок может идти по персональному абонементу, пока группа занимается по общему. Остаток — «осталось 3 из 8» — родитель видит в приложении и не спрашивает о нём администратора.
Родитель обслуживает себя сам
В детском центре основной пользователь — не ученик, а мама. В приложении у неё расписание ребёнка, отметки посещений, остаток абонемента, история оплат и оплата в два касания через Robokassa, Т-Банк или ЮKassa. Перенос занятия и замена педагога приходят уведомлением. Администратор перестаёт быть кассой и справочной в мессенджерах: деньги идут в систему, а не переводом на личную карту.
Мастер-классы, дни рождения и пробные
Разовые форматы кормят детский центр не меньше регулярных групп, но в абонемент не укладываются. Мастер-класс, праздник или пробное занятие проводятся разовой оплатой без абонемента: ребёнок числится на событии, деньги попадают в кассу с отдельной пометкой, а педагогу за такое занятие считается своя ставка. В отчёте видно, сколько центр заработал сверх основного расписания.
Зарплата педагога считается из журнала
Педагоги детского центра почти всегда на сдельной оплате: ставка за занятие, процент от группы, отдельная сумма за индивидуальное или за замену заболевшего коллеги. Начисление собирается из отметок посещаемости, а не из тетради: к дате выплаты расчёт готов по всем, педагог видит своё начисление сам и не приходит его перепроверять. Вопрос «а за субботнюю замену мне посчитали?» закрывается до того, как задан.
Семью видно до того, как она ушла
Ребёнок уходит из детского центра тихо: сначала два пропуска подряд, потом абонемент не продлили, а через месяц он занимается в центре во дворе напротив. Модель прогноза оттока поднимает такие семьи списком — по посещаемости, паузам и оплатам — пока разговор ещё уместен. Администратор звонит по короткому списку раз в неделю, а не перебирает всю базу вручную.
Динамические абонементы: списание по факту, а не по календарю
Фиксированный абонемент «месяц за восемь занятий» ломается о реальность детского центра в первую же неделю: ребёнок болеет, группа попадает на праздники, семья уезжает на каникулы, а мама приходит к администратору с вопросом, за что она заплатила. Дальше начинается ручной пересчёт в тетради и скидка «по совести», которую никто не помнит через месяц.
В BigBen абонемент задаётся либо числом занятий — 4, 8, 12, — либо периодом, а расходуется по отметкам педагога в журнале. Пришёл ребёнок — занятие списалось; отметили неоплачиваемый пропуск — осталось на балансе. Поэтому один и тот же абонемент спокойно переживает и неделю простуды, и майские праздники, и переход ребёнка на другое направление. У группы может действовать своя схема, а у конкретного ребёнка — персональная: она имеет приоритет, если семья ходит по особой договорённости.
Родитель видит остаток в приложении — «осталось 3 из 8» — и не выясняет его в чате перед каждым занятием, а администратор перестаёт держать в голове, кому центр остался должен два урока с прошлого месяца. Когда остаток подходит к нулю, счёт на следующий абонемент уходит сам.
- Абонемент на 4, 8, 12 занятий или на месяц и квартал
- Списание по отметке посещаемости, а не по дате
- Пропуск по болезни не съедает оплаченное занятие
- Персональный абонемент ребёнка важнее группового
- Остаток и история оплат видны родителю в приложении
- Счёт на продление уходит автоматически
Как открыть детский центр и вести его без тетрадей
Разборы с калькуляторами и чек-листами: запуск с нуля и выход на окупаемость, франшиза против своего бренда, учёт абонементов и посещаемости, выбор CRM под детское направление.
Должностная инструкция администратора детского центра
Документы для детского центра: полный список и порядок
CRM-система для детского центра: как выбрать
Франшиза детского центра или свой бренд: что выбрать
Как открыть детский центр с нуля: пошаговый план
Учёт абонементов в детском центре: от Excel к системе
Учёт посещаемости и расписание в детском центре
Сколько стоит CRM для детского центра
Платите за число детей, которые сейчас занимаются, — и всё. Расписание, абонементы, оплаты родителей, приложение, зарплаты педагогов и аналитика открыты на любом тарифе: маленький центр получает те же возможности, что и сеть. Демо-период — 14 дней, карта не нужна.
- Весь основной функционал CRM
- Мобильное приложение для учеников
- Геймификация и тренажёры
- Сверх лимита — 2,33 ₽/день за ученика
- Весь функционал «Базового»
- + 5 дополнительных опций
- Сверх лимита — 2,0 ₽/день за ученика
- Чат-боты и интеграции по запросу
- Весь функционал «Стандарта»
- + 10 дополнительных опций
- Сверх лимита — 1,2 ₽/день за ученика
- Мультифилиальность — все филиалы в одном аккаунте
- Весь функционал «Расширенного»
- + 16 дополнительных опций
- Сверх лимита — 0,6 ₽/день за ученика
- Максимум автоматизации и аналитики
Во всех тарифах доступны: полная CRM, веб-версия и мобильное приложение, система геймификации, готовая геймификация, конструктор материалов, шаблоны программ обучения, техподдержка.
Тарифы отличаются только лимитом учеников и количеством дополнительных опций. Списание — ежедневно, можно менять тариф в любой момент.
7 дней бесплатного периода при регистрации, до 14 дней после консультации с менеджером.
Давайте познакомимся
15 лет управления школами — в одной системе
Мы выросли из собственного опыта. 15 лет управляли языковой школой — набили все шишки, пытаясь работать в Excel и мессенджерах.
Потом создали BigBen CRM — систему для руководителей и приложение «Твоя Школа» для учеников, родителей и преподавателей. Сегодня с нами более 400 школ по всей России.
Провели 116 интервью с директорами (250 часов записей, проект EduGrowth) — собрали лучшие практики и превратили в работающий инструмент.
Данные защищены, ученики с вами
Персональные данные под защитой, общение под контролем
152-ФЗ
Серверы в РФ, данные не покидают страну. Резидент Сколково.
Контроль общения
Вся коммуникация внутри приложения. Не зависите от мессенджеров.
Защита базы
Закрытая экосистема — учителя не могут "увести" базу учеников.
Вопросы владельцев детских центров
Что происходит с абонементом, если ребёнок заболел?
Как работают динамические абонементы в детском центре?
Ребёнок ходит на три кружка сразу — как это выглядит в системе?
Можно ли платить за двоих детей одним счётом?
Что видит родитель, а что доступно только администратору?
Как родитель оплачивает занятия онлайн?
Мастер-класс и день рождения — их тоже можно провести через систему?
Подойдёт ли программа центру с тремя педагогами?
Нужен ли педагогу интернет прямо на занятии?
У центра два адреса — это один аккаунт или два?
Сколько занимает перенос базы из Excel и есть ли бесплатный период?
Центр ведёт и взрослые курсы? Для них — CRM для учебного центра. Есть спортивные секции — программа для спортивной школы.
Завтра утром вы можете управлять с удовольствием
Бесплатная консультация. Без обязательств. Только польза.