Мероприятия в последний момент
Светлана Ярмоц — основатель образовательного центра BigBen в Камышине (Волгоградская область) с 15-летней историей. Именно из этой школы выросла CRM-система BigBen CRM и мобильное приложение «Твоя школа».
Без единого календаря мероприятия организовывались хаотично: в последний момент искали площадку, партнёров и подарки, команда выгорала от авралов. Не было системы — какие ивенты на привлечение, какие на удержание, кто отвечает за подготовку. Администраторы обзванивали каждого родителя вручную.
«Нет смысла проводить мероприятие ради мероприятия. Каждое должно служить определённой цели: либо привлечь новых учеников, либо повысить лояльность текущих. Всегда задавайте себе вопрос — для чего мы это делаем?»
Как выстроили систему на 20+ ивентов
Составили календарь на 10 месяцев вперёд
Планирование по трём уровням: полугодие — основная сетка с датами и ответственными. Месяц — распределение на планёрках: какие ивенты платные, какие бесплатные, кто отвечает. 3 недели — детальная подготовка крупных мероприятий.
Анонсы через мобильное приложение
В приложении «Твоя школа» создаётся карточка мероприятия: тема, возраст, дата, стоимость, преподаватель. Информация автоматически попадает к родителям. Они видят расписание, записываются и оплачивают прямо из приложения — без обзвона администратором.
Партнёрства по бартеру на весь год
Dodo Pizza — 8 лет партнёрства, городская библиотека, канцтовары, кафе. Принцип: сначала предложить пользу (посты, логотип на афише, упоминание в микрофон), потом просить сертификаты и площадки.
Школа волонтёров для поддержки ивентов
Подростки 14-18 лет проходят обучение из 3-4 встреч и помогают на мероприятиях: настольные игры, вожатые на лагере, раздача флаеров, съёмка контента. Мотивация нематериальная: футболки с логотипом, благодарственные письма, выезды на природу.
«Не просите просто сертификат. Сначала скажите, что вы можете сделать для них полезного. А потом уже задайте вопрос, чем они могут помочь. Пропишите списком, какую пользу вы можете оказать партнёру — и им не будет шансов отказать.»
«Нам всегда не хватает таких творческих и креативных рук. У команды другие компетенции, более серьёзные задачи. А вот куча творческой, но очень нужной работы — вы можете делать силами волонтёров. Но должны тоже вкладываться в работу с ними.»
20+ мероприятий без авралов
За 15 лет школа BigBen выстроила систему из 20+ мероприятий в год: от образовательного фестиваля в сентябре до торжественного вручения сертификатов в июне. Каждое мероприятие привязано к цели — привлечение или удержание — и подкреплено партнёрствами.
Анонсы идут через мобильное приложение, оплата принимается онлайн, группы формируются автоматически. Команда не выгорает: из года в год мероприятия повторяются по календарю, но каждый раз — с новым элементом.
Ключевой вывод: Календарь мероприятий — не факультатив, а бизнес-процесс: когда все ивенты спланированы на год, подкреплены партнёрствами и анонсируются через приложение, команда работает системно, а не в режиме аврала.
