Встречи с командой языковой школы: форматы и традиции, на которые приходят

Почему договора и должностной инструкции недостаточно

Светлана Ярмоц 15 лет руководила офлайн-школой BigBen в Камышине, а сейчас ведёт команду онлайн и модерирует сообщество EduGrowth. Эфир 27 ноября она построила вокруг одной мысли, которую повторяла на протяжении почти двух часов.

Формальности — договоры, должностные инструкции, регламенты — задают рамку, но саму команду они не строят. Строит её общение: то, как часто руководитель встречается с людьми, о чём говорит и что делает, чтобы на эти встречи приходили. Дальше — именно об этом: какие форматы встреч использовать, как добиться того, чтобы на них не было пустых стульев, и какие традиции держат команду вместе, когда мотивационных бесед уже недостаточно.

Управленческая часть этой роли — не про контроль по чек-листу из должностной инструкции. «Проконтролировать, подсказать, где-то пожурить, где-то похвалить, но в любом случае — чтобы взаимодействовать друг с другом», — так Светлана описывает повседневную работу руководителя с командой. Из этого же принципа вырастает и то, как школа показывает себя клиентам: фотографии, которые Светлана использует в презентациях и в продвижении школы, — снимки из архива BigBen, без стоковых картинок. По её наблюдениям, в продвижении ВКонтакте лучше всего заходил простой кадр без постановочных креативов: вывеска школы с британским флагом и реальные люди, которые ждут учеников в этом помещении — те самые, кто будет заниматься с их детьми.

Три секрета против пустых планёрок

Знакомая ситуация: руководитель готовится к встрече, а приходят двое из пяти. Светлана сталкивалась с этим на собственном опыте и вывела рабочую схему на основе фиксированного расписания.

В школе Светланы все общие встречи с командой шли по средам, и каждая неделя месяца отвечала за свой формат: первая среда — BigBen Breakfast, вторая — методическая встреча, третья — рабочая планёрка, четвёртая — по обстоятельствам, праздник или ничего. Ключевое условие: с 10 до 12 в среду преподаватели и администраторы заранее не планировали ничего постороннего — ни уроки, ни репетиторство, ни личные дела.

Второй секрет — расписание встреч публикуется заранее и фиксируется в рабочем чате: устная договорённость на прошлой планёрке до части команды просто не доходит. Третий секрет — напоминание за день до встречи с деталью: какой вопрос разберут, будет ли чай с пирогом. У методиста Светланы это работало на практике: часть команды пропускала встречи из-за загруженности, и напоминание снимало эту причину. С этим же напрямую связана текучка в команде — сотрудник, который системно не попадает в контур общения школы, раньше выпадает и из неё самой.

Восемь форматов встреч и когда какой нужен

Светлана перечислила форматы, которые применяла под разные задачи и обстоятельства — это меню, из которого выбирают под конкретный случай.

• Методические встречи. Самый распространённый формат. Темы выбирает сама команда голосованием в начале полугодия — Светлана подготовила для участников эфира список примерно из 15 тем для преподавателей английского. Проводить может не только руководитель, но и методист или старший преподаватель — так формат не выгорает.
• Рабочие встречи (планёрки). Подготовка к экзаменам, мотивация учеников, итоги перед Новым годом. Могут собирать всю команду или только администраторов — в зависимости от повестки.
• Стратегические встречи. Реже — раз в квартал, полгода или год. Круг участников уже: управляющий, старший администратор, методист. Меньше двух участников — уже монолог руководителя, минимум для встречи — два человека.
• Тренинги. Не обязательно с дорогим приглашённым экспертом — школы могут обмениваться тренингами друг с другом. Здесь же полезен разбор с психологом, если в команде копится конфликт между преподавателями и родителями.
• Брейнштормы. Формат для подготовки к сезону — например, к детским летним площадкам на базе школы. Правило одно: модератор не доминирует и даёт высказаться каждому.
• One-to-one встречи. Дважды в год — индивидуальная встреча с каждым сотрудником отдельно от общих собраний. Формат требует подготовки: заранее понять, что волнует человека, и знать, как использовать эту информацию дальше. Разбор вопросов для такой встречи — в уроке Академии про one-to-one.
• Тимбилдинг. Необязательно приглашённое мероприятие — можно организовать своими силами. Смысл — в доверии: чтобы преподаватели без раздумий подменяли друг друга при накладках с уроками.
• Праздничные встречи. Не формальный корпоратив «потому что так у всех», а часть жизни команды — про эти форматы отдельно ниже.

С приглашённым экспертом для тимбилдинга Светлана советует быть осторожной: в команде BigBen CRM был случай, когда пригласили внешнего специалиста, а сходство ценностей и принципов не сложилось — «команда его не приняла», как бы качественно он ни доносил информацию. Прежде чем звать кого-то со стороны, полезно заранее познакомить с ним команду или убедиться, что его подход совпадает с тем, как принято работать внутри школы.

Ещё три формата: качество, ретроспективы, сложные разговоры

Отдельно Светлана выделила три менее очевидных формата — с конкретными вопросами по теме и разбором полезных кейсов из практики, поверх общих принципов.

Первый — серия встреч про качество обучения: разбор успеваемости, работа с жалобами, анализ посещаемости. Обычно эту работу тянет один руководитель, но продуктивнее подключить инициативных членов команды и провести общую встречу — тогда легче не только зафиксировать проблему, но и собрать предложения по улучшению процесса и подтолкнуть людей к новым идеям.

Второй — командные ретроспективы, формат, пришедший из IT: рефлексия после полугодия или крупного мероприятия — что получилось, что нет, что улучшить. Светлана называет техники SSC (Start, Stop, Continue) и Sad, Mad, Glad как рабочие заготовки для такой встречи. Она проговаривает и вторую половину вопроса отдельно: не только что не получилось, но и какие процессы мешают и какие идеи стоит внедрить. Разбор она советует проводить вместе с командой — сама она обучала этой технике ещё волонтёров, когда работала с подростками, и убедилась, что исполнители видят детали процесса изнутри лучше руководителя.

Третий — разбор работы с родителями: стандарты коммуникации, сложные диалоги, вопрос «клиент всегда прав». Здесь Светлана обозначила прямую позицию.

Правило не универсальное: если преподаватель уступает клиенту, это иногда говорит не о гибкости — это признак нехватки собственных инструментов, например когда конфликт с ребёнком на уроке связан с недостатком понимания детской психологии. Тогда разговор со стороны руководителя — про то, каких навыков не хватает сотруднику.

Мотивация и делегирование: как вовлечь команду в подготовку

За методические и рабочие встречи Светлана никогда не платила отдельно — считает это частью обучения команды. Доплату она вводит только за организацию мероприятия — например, если кто-то из команды сам ведёт методическую встречу. Разница между посещением встречи и её подготовкой принципиальна, и её стоит проговаривать с командой явно: подробный разбор материальной и нематериальной части — в материале про мотивацию преподавателей, посчитать баланс инструментов помогает матрица мотивации.

Отдельная тема — вовлечение команды в подготовку мероприятий вроде дня открытых дверей или выпускного. Светлана вспоминает случай, когда сама организовала выпускной с сертификатами в кафе — сценарий, презентацию, подарки — и после почувствовала опустошение, узнав, что сотрудники просто не понимали, что от них ждут помощи.

Практический вывод: делегировать задачу, даже если сотрудник сделает её медленнее и не так, как руководитель. Обязательно фиксировать условия заранее — платно мероприятие или нет, входит ли час в оплату. И не обещать больше, чем готовы дать: обучить команду проводить мастер-классы и вовлекать новых учеников проще, когда у людей есть базовое обучение по проведению мероприятий отдельно от навыка вести урок.

Миссия и ценности: формулировать вместе с командой

В какой-то момент команда BigBen собралась и сформулировала миссию и ценности школы совместно: с голосованием и сбором мнений от всей команды. В обсуждении участвовали не только преподаватели, но и администраторы, старший преподаватель, SMM-менеджер. Дальше эта формулировка стала точкой сверки: команда возвращается к ней, чтобы понять, следует ли школа своим же принципам, или миссия должна вырасти вместе со школой.

Тот же принцип совместного авторства работает и в мелочах — например, в правилах поведения на корпоративах: в команде Светланы действует запрет на алкоголь даже на неформальных встречах, и команда приняла это правило вместе.

На эфире Светлана задавала этот вопрос участникам прямо: «А что вы ещё бы хотели от своих коллег? Что должен ещё делать преподаватель, кроме ведения уроков?» Один из руководителей ответил честно: «У преподавателей нет вовлечённости... Приходят в основном только провести уроки и получить зарплату» — а все дополнительные мероприятия организует сама, «прыгая» между родителями и детьми в одиночку, пока преподаватели «стоят в сторонке». По должностной инструкции задача преподавателя — вести уроки, отмечать посещаемость, проверять домашние задания и проводить тесты. Но родители на дне открытых дверей или мастер-классе смотрят именно на тех, кто будет заниматься с их детьми дальше — а значит, участие команды в жизни школы держится на миссии, которую разделяют вместе с руководителем.

Традиции, которые превращают коллектив в команду

Форматы встреч задают структуру, а традиции — то, что делает команду командой на длинной дистанции. Разбор похожей темы — 12 традиций и стадии формирования команды — есть в материале про эффективную команду в школе; вот что называла сама Светлана:

• BigBen Breakfast. Раз в месяц команда завтракала вместе в новом кафе города — идея родилась, когда Светлана поняла, что не успевает ходить куда-то отдельно от работы.
• Шокодей. Когда у школы было три филиала, раз в месяц Светлана объезжала их с большой коробкой конфет — просто чтобы посидеть, попить чай и пообщаться с людьми в каждой точке лично.
• День признания любви к школе, 4 февраля. Своя дата вместо привычного 14 февраля — с ростовой куклой сердца, которая обнимала сотрудников и учеников для общих фото.
• Майский пикник. Плед, цветы, берег Волги — неформальная встреча на природе, когда официальный сезон уже спокойнее.
• Тайный Санта на Рождество и творческие вечера к 8 марта. Формат, который команда придумывает сама — от подарков вслепую до чтения стихов.

Дни рождения сотрудников — отдельная система: команда собирает по 1000–2000 рублей на день рождения, свадьбу, рождение ребёнка у коллеги, сама Светлана закладывает такой бюджет школы отдельно, чтобы не собирать деньги с команды. Она подписывает открытки лично каждому и следит, чтобы поздравление доходило даже до детей сотрудников — этот принцип она разбирает подробнее в статье про поздравления сотрудников.

Смысл традиций — в регулярности и авторстве: часть ритуалов придумала сама Светлана, часть родилась из идей команды, и оба источника работают, если ритуал повторяется из года в год.

Выводы

Завершая эфир, Светлана подвела итог: «Формирование команды — это дело не одного дня и конечно не одного вебинара. Это кропотливый труд руководителя, внимательности, заботы, где вы растёте как лидер, где вы изучаете психологию, где вы учитесь взаимодействовать с людьми, где вы учитесь быть одновременно и контролирующим, и планирующим, и вдохновляющим, и мотивирующим». Баланс между твёрдостью и мягкостью в этой роли она описала метафорой: железная рука в бархатной перчатке — стержень и энергия внутри, но не лучом лазерным наружу.

Последним пожеланием участникам эфира было сразу фиксировать для себя, что берёте на вооружение и что хотите попробовать внедрить в своей команде, пока отклик от разговора ещё свежий и не потерялся в рутине следующей недели. С января, по словам Светланы, из услышанного на эфире можно взять хотя бы одну идею и попробовать реализовать её со своей командой — чтобы порадовать людей и стать к ним ближе — не дожидаясь идеального момента для всего сразу.