5 шагов успешного старта учебного года: расписание, база, CRM

Контекст: молодая школа с отстроенной системой

Анна Свинцова — основатель языковой школы Today в Перми. Школе 5 лет, и за это время Анна выстроила систему, в которой август — не аврал, а спокойный запуск по чёткому плану. Параллельно Анна занимается наставничеством для собственников школ и ведёт канал Teaching and Learning Tips.

На эфире в сообществе «BigBen Беседка» Анна поделилась пятью конкретными шагами, которые её команда выполняет каждый август. Ничего революционного — но именно последовательность и дисциплина дают результат: группы укомплектованы к 1 сентября, наполняемость стабильно 6-8 человек, а часть групп стартует ещё до конца августа.

Шаг 1. Расписание — в начале августа

Первый и ключевой шаг — составить расписание на новый учебный год в первых числах августа. Не в сентябре, когда родители уже выяснили смены и кружки, а заранее — чтобы школа диктовала условия, а не подстраивалась.

Логика проста: у школы Today уже есть данные за предыдущие годы — когда занимаются дошкольники, когда первоклашки, какое время подходит взрослым. Расписание строится на основе этого опыта, а не на основе пожеланий каждого отдельного родителя. Когда родитель приходит заключать договор, ему сразу предлагают конкретные варианты — и он выбирает из того, что есть.

Возражение «мы не знаем смену» Анна снимает просто: первоклашки почти всегда в первой смене, а если что-то изменится — ребёнка переведут в другую группу. Главное — взять оплату и зафиксировать место. Подробнее о том, как формировать группы по возрасту и уровню, мы разбираем в отдельном материале.

Важный нюанс: Анна признаёт, что школа потеряла около 10 учеников за прошлый год из-за жёсткого расписания — им не подошло время, и отдельную группу ради них не открывали. Но при этом все остальные группы были полностью укомплектованы и работали стабильно весь год. Это осознанный выбор: система абонементов работает лучше, когда группы полные.

Шаг 2. Работа с базой — всё лето на связи

Второй принцип: не отпускать клиентов на три месяца. Школа Today поддерживает контакт с учениками всё лето через три уровня вовлечения. Все задачи мая-августа в одном документе — чеклист «Старт года».

Идея не в продажах — а в «эмоциональном банке». Школа не пишет «у нас акция, купите», а дарит пользу: чек-лист с ресурсами для практики английского летом, подборки по детской психологии, развивашки в стиле Монтессори. Человек может и не воспользоваться материалом, но положительная эмоция остаётся.

Отдельно Анна запускает продажу нового учебного года уже в мае. С 20-х чисел апреля команда из трёх менеджеров начинает заключать договоры на сентябрь и брать оплату за первый месяц. Те, кто оплатил раньше, получают приоритет при выборе времени в расписании — это честная мотивация без скидок. Подобная сезонная маркетинговая стратегия позволяет прогнозировать наполняемость задолго до сентября.

Шаг 3. Курс «Вспомни всё к школе»

С середины августа (примерно с 10-15 числа) школа запускает двухнедельный курс «Вспомни всё к школе». Формат: 3 или 5 раз в неделю, по 90 минут, для школьников всех возрастов. Группы делятся по уровням — никаких миксов.

Почему курс легко продавать? Родители сами хотят, чтобы дети подготовились к школе. Если летние курсы иногда вызывают скепсис («да что у вас там за курсы»), то «вспомнить всё к школе» — идеальный оффер. Методически тоже просто: берётся учебник предыдущего года, из него выбираются основные лексико-грамматические темы, добавляются дополнительные ресурсы (Fun for Cambridge, Start as Movers) — готово.

Но главная ценность курса — не в методике, а в конверсии. Когда ученик приходит на курс, менеджер сразу берёт оплату за курс и за сентябрь. Человек уже здесь, расписание готово — осталось только подписать договор. Более того, на курс приходят и люди «извне» — из накопленной клиентской базы. Они пробуют школу через платный продукт (не бесплатный пробный урок!), видят качество — и становятся постоянными учениками.

Шаг 4. День открытых дверей — праздник, а не лекция

В конце августа (26-27 число, в выходные, но не 31-го и не 1 сентября) школа проводит день открытых дверей. Это масштабное событие: украшенная школа, фуршет, бесплатные мастер-классы на английском, творческие и кулинарные мастер-классы, длится весь день.

Ключевой вопрос: приглашать только новых или и текущих учеников? Анна пробовала разделить — не получается. Поэтому нашла элегантное решение: текущим ученикам говорят «приходите с друзьями, которые у нас не учатся». Это не проверяется буквально, но задаёт правильную рамку. Бонус: текущие ученики сами становятся амбассадорами школы. Некоторые приходят с тортами и подарками.

Пока ребёнок на мастер-классе, менеджеры показывают маме школу, проводят экскурсию, рассказывают о программах. Это возможность «достучаться» до тех клиентов, которые не откликнулись на предыдущие касания за лето. По данным нашего материала об открытых уроках, именно живой контакт с атмосферой школы даёт самую высокую конверсию.

Шаг 5. Ранний запуск групп — с 23 августа

Финальный шаг: если группа собралась — не ждать 1 сентября, а запустить занятия с 23-25 августа. Это касается прежде всего тех возрастов, где нет вопросов со сменой: дошкольники (после садика — стабильное время) и первоклашки (первая смена почти наверняка).

Зачем? Чем раньше начинается отсчёт абонемента, тем раньше приходит следующая оплата. Но дело не только в деньгах. Когда новый клиент приходит и видит, что занятия уже идут, в школе жизнь кипит — срабатывает эффект «надо тоже скорее присоединяться». Те, кто пришёл позже, спокойно вливаются в группу до середины сентября — разница в 4 занятия не критична.

Юридически всё прозрачно: в договоре прописывается количество академических часов + дополнительные часы за ранний старт. Группы запускаются от 6 человек с 2 свободными местами для новичков. Правильная система расписания позволяет управлять этим процессом без хаоса.

Бонус: ценообразование и приоритеты

Интересная деталь из Q&A: школа Today повышает цены раз в два года, а не ежегодно. Договоры на сентябрь заключаются уже по новой цене, но если повышения не было — всё остаётся как есть. По словам Анны, это «противоположная точка зрения», которая удивила аудиторию эфира.

Ещё один принцип: если для родителя английский не в приоритете — это нормально. Школа не пытается удержать каждого любой ценой. Задача — работать с теми, для кого английский на одном из первых мест. Такие клиенты стабильнее, мотивированнее и остаются на годы. Тема почему ученики бросают подробно разобрана в блоге — и приоритеты семьи стоят на первом месте среди причин.

Выводы: что внедрить к августу

Система Анны — не про маркетинговые фишки, а про дисциплину и последовательность. Каждый шаг вытекает из предыдущего: расписание позволяет продавать → база обработана заранее → курс приводит учеников → день открытых дверей «дожимает» → группы стартуют без паузы. Автоматизировать этот процесс — от расписания до контроля оплат — помогает CRM-система, где все данные о клиентах, группах и платежах в одном месте.