Подготовка школы к началу учебного года: расписание, база, CRM за 5 шагов

Контекст: молодая школа с отстроенной системой

Анна Свинцова — основатель языковой школы Today в Перми. Школе 5 лет, и за это время Анна выстроила систему, в которой август проходит как спокойный запуск по чёткому плану. Параллельно Анна занимается наставничеством для собственников школ и ведёт канал Teaching and Learning Tips.

На эфире в сообществе «BigBen Беседка» Анна поделилась пятью конкретными шагами, которые её команда выполняет каждый август. Ничего революционного — но именно последовательность и дисциплина дают результат: группы укомплектованы к 1 сентября, наполняемость стабильно 6-8 человек, а часть групп стартует ещё до конца августа.

Шаг 1. Расписание — в начале августа

Первый и ключевой шаг — составить расписание на новый учебный год в первых числах августа. Делать это нужно заранее, до сентября, когда родители уже выяснили смены и кружки: школа диктует условия сама.

Логика проста: у школы Today уже есть данные за предыдущие годы — когда занимаются дошкольники, когда первоклашки, какое время подходит взрослым. Расписание строится на основе этого опыта, без оглядки на пожелания каждого отдельного родителя. Когда родитель приходит заключать договор, ему сразу предлагают конкретные варианты — и он выбирает из того, что есть.

Возражение «мы не знаем смену» Анна снимает просто: первоклашки почти всегда в первой смене, а если что-то изменится — ребёнка переведут в другую группу. Главное — взять оплату и зафиксировать место. Подробнее о том, как формировать группы по возрасту и уровню, мы разбираем в отдельном материале.

Анна признаёт, что школа потеряла около 10 учеников за прошлый год из-за жёсткого расписания — им не подошло время, и отдельную группу ради них не открывали. Но при этом все остальные группы были полностью укомплектованы и работали стабильно весь год. Это осознанный выбор: система абонементов работает лучше, когда группы полные.

Шаг 2. Работа с базой — всё лето на связи

Второй принцип: не отпускать клиентов на три месяца. Школа Today поддерживает контакт с учениками всё лето через три уровня вовлечения. Все задачи мая-августа в одном документе — чеклист «Старт года».

Идея не в продажах — а в «эмоциональном банке». Школа не пишет «у нас акция, купите», а дарит пользу: чек-лист с ресурсами для практики английского летом, подборки по детской психологии, развивашки в стиле Монтессори. Человек может и не воспользоваться материалом, но положительная эмоция остаётся.

Отдельно Анна запускает продажу нового учебного года уже в мае. С 20-х чисел апреля команда из трёх менеджеров начинает заключать договоры на сентябрь и брать оплату за первый месяц. Те, кто оплатил раньше, получают приоритет при выборе времени в расписании — это мотивация без скидок. Подобная сезонная маркетинговая стратегия позволяет прогнозировать наполняемость задолго до сентября.