Журнал посещаемости занятий

Как вести журнал посещаемости, чтобы он работал, а не хранился

Журнал посещаемости в языковой школе — не отчётность перед проверкой, а рабочий прибор: по нему считают списания с абонементов, зарплату преподавателя за проведённые занятия и видят, кто из учеников «остывает». Поэтому заполнять его нужно на самом занятии, а не в конце недели по памяти: два пропуска подряд без причины — повод администратору позвонить родителю в тот же день, а не через месяц при сверке.

Чем этот шаблон отличается от школьного классного журнала

В классном журнале общеобразовательной школы посещаемость ведётся по уроку и предмету по правилам ФГОС; в языковой школе учёт идёт по группе и абонементу. Отсюда три отличия шаблона: у каждого занятия своя дата (группы занимаются два-три раза в неделю, а не каждый день), пропуски делятся на «по уважительной причине» и «без причины» — от этого зависит, спишется ли занятие с абонемента по правилам посещения, и есть отдельная строка «пробный ученик», чтобы посетители пробного занятия не смешивались с группой в итогах.

Условные обозначения и почему их пять, а не два

• + — присутствовал. Занятие списывается с абонемента, идёт в зарплату преподавателя.
• Н — пропуск без предупреждения. Списывается по правилам школы; два «Н» подряд — сигнал администратору.
• У — пропуск по уважительной причине с предупреждением заранее. Обычно не списывается или переносится по регламенту переносов.
• Б — болезнь (справка или сообщение родителя). Основание для заморозки абонемента.
• П — пробное занятие. В итоги группы не входит, учитывается в воронке продаж.

Если оставить только «был / не был», журнал перестаёт отвечать на главный вопрос месяца: сколько занятий списать и сколько перенести. Именно из-за этого спорят с родителями при продлении абонемента.

Что делать с итогами в конце месяца

1. Строка «Итого по занятию» — заполняемость группы. Меньше 60 % два месяца подряд — группу пора объединять или менять время; посчитать порог можно в калькуляторе рентабельности группы.
2. Колонка «Пропусков без причины» — список на обзвон. Ученик с тремя и более «Н» за месяц с вероятностью выше половины не продлит абонемент — это первая метрика в калькуляторе оттока.
3. Колонка «Посещено» — основание для сверки списаний с абонемента и для расчёта зарплаты преподавателя за проведённые занятия.

Когда бумажный журнал стоит заменить

Шаблон удобен для одной-двух групп. При десяти группах и трёх преподавателях таблицу ведут в трёх экземплярах и сверяют вручную: занятие проведено — списание с абонемента — зарплата. В CRM для языковой школы отметка посещаемости в журнале занятия делает все три вещи одним действием, а родитель видит пропуск в приложении в тот же день — как это устроено в BigBen CRM.