УТВЕРЖДАЮ
Руководитель [ФИО руководителя]
[Дата]
Регламент замен и переносов занятий
в языковой школе
[Название школы], [Город]
1. Общие положения
- Настоящий регламент определяет порядок замены преподавателей и переноса занятий в [Название школы].
- Цель регламента — обеспечить непрерывность учебного процесса и минимизировать неудобства для учеников.
- Регламент обязателен для всех сотрудников: преподавателей, администраторов, методиста и руководителя.
- Любая замена или перенос фиксируются в CRM-системе с указанием причины, ответственного и результата.
2. Причины замен и переносов
| Категория | Примеры | Срок уведомления |
|---|---|---|
| Плановые | Отпуск, учёба, повышение квалификации | За 14 дней |
| Внеплановые | Болезнь, семейные обстоятельства | Как можно раньше, минимум за 3 часа до занятия |
| Форс-мажор | Авария в здании, отключение отопления, ЧС | Немедленно при наступлении |
3. Алгоритм поиска замены
Администратор запускает поиск замены в следующем порядке приоритетов:
- Приоритет 1 — штатный преподаватель того же уровня. Проверить расписание свободных преподавателей, которые ведут аналогичный курс и уровень. Время поиска — до 30 минут.
- Приоритет 2 — штатный преподаватель смежного уровня. Преподаватель уровня ±1 (например, B1 вместо B2). Требуется согласование с методистом.
- Приоритет 3 — преподаватель из кадрового резерва. Внештатные преподаватели, прошедшие отбор и пробный урок. Оплата — по отдельному тарифу.
- Приоритет 4 — перенос занятия. Если замену найти невозможно — перенос на ближайшую доступную дату (не позднее 7 дней).
- Приоритет 5 — отмена с компенсацией. Крайний случай, если ни замена, ни перенос невозможны. Занятие добавляется к абонементу.
В школах, где расписание ведётся в BigBen CRM, администратор не обзванивает коллег вручную — система сама показывает список свободных преподавателей нужного уровня на конкретное время и помечает конфликты (две группы в одной аудитории или наложение с другим уроком). После подтверждения замены зарплата за урок автоматически перераспределяется на фактического исполнителя.
4. Порядок уведомления учеников
- Администратор обязан уведомить всех учеников группы о замене или переносе не позднее чем за 2 часа до начала занятия.
- При плановой замене (отпуск) — уведомление направляется за 3 рабочих дня.
- Каналы уведомления (по приоритету): мессенджер группы → личное сообщение → телефонный звонок.
- Текст уведомления содержит: причину (без деталей), имя заменяющего преподавателя или новую дату, контакт для вопросов.
- Если уведомление за 2 часа невозможно (форс-мажор) — администратор звонит каждому ученику лично и фиксирует факт звонка в CRM.
Если в школе используется мобильное приложение «Твоя Школа» (BigBen CRM), при изменении расписания push-уведомление уходит всем ученикам и родителям группы автоматически — администратору не нужно писать в каждый чат вручную.
4.1 Шаблон уведомления о замене
«Добрый день! Сообщаем, что занятие [дата, время] в группе [название] проведёт преподаватель [ФИО] вместо [ФИО]. Программа занятия сохраняется. По вопросам: [телефон администратора].»
4.2 Шаблон уведомления о переносе
«Добрый день! Занятие [дата, время] в группе [название] переносится на [новая дата, время]. Причина: [кратко]. Приносим извинения за неудобства. По вопросам: [телефон администратора].»
5. Правила переноса занятий
- Перенос занятия допускается не более 1 раза в месяц для одной группы.
- Перенос возможен только на ту же неделю или следующую — не позднее 7 календарных дней.
- Новое время согласовывается с группой: если более 50% учеников не могут присутствовать — занятие отменяется с компенсацией.
- Систематические переносы (3 и более за квартал по одной группе) — повод для разбора с методистом и руководителем.
6. Компенсации при отмене
| Ситуация | Компенсация |
|---|---|
| Занятие отменено, перенос невозможен | +1 занятие к текущему абонементу |
| Ученик не смог прийти на перенесённое занятие | +1 занятие к абонементу (по заявлению) |
| Уведомление менее чем за 2 часа, ученик приехал | +1 занятие к абонементу + письменные извинения |
| Систематические отмены (3+ за месяц) | Скидка 10% на следующий абонемент |
7. Обязанности преподавателя при передаче группы
- Передать заменяющему преподавателю: тему занятия, план урока, список учеников, текущий прогресс группы.
- Сделать это не позднее чем за 1 час до занятия (при внеплановой замене — немедленно).
- После возвращения — получить от заменяющего обратную связь: что пройдено, какие сложности, рекомендации.
8. Ответственные
| Действие | Ответственный | Срок |
|---|---|---|
| Сообщить о невозможности провести занятие | Преподаватель | Минимум за 3 часа |
| Найти замену (приоритеты 1-3) | Администратор | 30 минут после получения информации |
| Согласовать замену смежного уровня | Методист | 15 минут |
| Уведомить учеников | Администратор | Не позднее чем за 2 часа до занятия |
| Передать материалы заменяющему | Преподаватель | За 1 час до занятия |
| Зафиксировать замену/перенос в CRM | Администратор | В тот же день |
| Принять решение об отмене и компенсации | Руководитель | В тот же день |
| Разбор при систематических заменах | Руководитель + методист | В течение 3 дней |
9. Контроль и отчётность
- Администратор ведёт реестр всех замен и переносов в CRM.
- Ежемесячный отчёт руководителю: количество замен, причины, доля отмен, средний срок уведомления.
- Целевые показатели: доля успешных замен (приоритеты 1-3) — не менее 85%; уведомление за 2+ часа — не менее 95% случаев.
- При снижении показателей — разбор причин на еженедельном совещании.
Руководитель
_____________________ / _____________________
(подпись / расшифровка)
С регламентом ознакомлен(а)
_____________________ / _____________________
(подпись / расшифровка)
Дата: «___» ____________ 20___ г.
Автоматизируйте процессы языковой школы
BigBen CRM помогает внедрять регламенты: автоматические задачи, контроль KPI, уведомления.
Попробовать бесплатно