Регламент проведения мероприятий
в языковой школе

[Название школы], [Город]

---

1. Общие положения

1. Настоящий регламент определяет порядок подготовки, проведения и анализа мероприятий в [Название школы].
2. Мероприятия — инструмент привлечения новых учеников, удержания действующих и формирования сообщества вокруг школы.
3. Каждое мероприятие имеет измеримую цель: количество участников, новых контактов, заключённых договоров.
4. Регламент обязателен для всех сотрудников, задействованных в организации.

2. Типы мероприятий

Тип	Цель	Частота	Целевая аудитория
День открытых дверей (ДОД)	Привлечение новых учеников, знакомство с школой	2-4 раза в год (сентябрь, январь, апрель, июнь)	Потенциальные клиенты
Праздник	Удержание, вовлечение, сарафанное радио	3-5 раз в год (Halloween, Christmas, Easter и др.)	Действующие ученики + их друзья
Мастер-класс	Демонстрация экспертизы, лидогенерация	1 раз в месяц	Потенциальные и действующие ученики
Выпускной	Удержание, мотивация, фото/видео-контент	2 раза в год (декабрь, май)	Ученики, родители
Родительское мероприятие	Доверие семей, продление абонементов	1-2 раза в год	Родители учеников

3. Подготовка: таймлайн

3.1 За 4 недели до мероприятия

1. Определить тип, дату, время, место проведения.
2. Назначить ответственного организатора.
3. Утвердить бюджет с руководителем.
4. Составить программу мероприятия (тайминг по минутам).
5. Определить целевые показатели: количество участников, новых контактов, продаж.

3.2 За 2 недели до мероприятия

1. Запустить рекламу: пост в соцсетях, рассылка в мессенджерах, объявление в школе.
2. Открыть регистрацию (форма на сайте или через администратора).
3. Заказать расходные материалы: призы, сертификаты, декор, печатные материалы.
4. Подготовить анкету участника (ФИО, телефон, email — для CRM).
5. Распределить роли в команде: кто встречает, кто ведёт, кто фотографирует, кто собирает контакты.

3.3 За 3 дня до мероприятия

1. Финальная проверка: помещение, оборудование (проектор, колонки), материалы.
2. Отправить напоминание зарегистрированным участникам.
3. Провести репетицию с командой (15-20 минут): кто что делает, тайминг, запасные варианты.
4. Подготовить раздаточные материалы: визитки школы, расписание курсов, спецпредложение для участников.

4. Проведение мероприятия

4.1 Чеклист дня мероприятия

1. За 2 часа: подготовить помещение, расставить стулья, проверить оборудование, разложить материалы.
2. За 30 минут: команда на местах, финальная проверка, включить музыку (если уместно).
3. Встреча гостей: каждого встречают по имени, регистрируют, вручают бейдж/программу.
4. Во время мероприятия: следовать таймингу, фотографировать (минимум 20-30 фото), собирать анкеты.
5. Завершение: поблагодарить участников, вручить сертификаты/подарки, озвучить спецпредложение, анонсировать следующее мероприятие.

4.2 Сбор контактов

• Каждый новый участник заполняет анкету: ФИО, телефон, email, возраст ребёнка (для детских курсов), откуда узнал о мероприятии.
• Контакты вносятся в CRM в тот же день, не позднее вечера.
• Источник лида — «Мероприятие: [название, дата]».

5. Бюджет

Статья расхода	ДОД	Праздник	Мастер-класс	Выпускной
Реклама (таргет, печать)	3 000-5 000 ₽	1 000-2 000 ₽	1 000-3 000 ₽	—
Расходные материалы	2 000-3 000 ₽	3 000-5 000 ₽	500-1 000 ₽	3 000-5 000 ₽
Призы, подарки	1 000-2 000 ₽	2 000-3 000 ₽	500-1 000 ₽	2 000-4 000 ₽
Еда, напитки	1 000-2 000 ₽	2 000-4 000 ₽	500-1 000 ₽	3 000-5 000 ₽
Итого	7 000-12 000 ₽	8 000-14 000 ₽	2 500-6 000 ₽	8 000-14 000 ₽

Суммы ориентировочные, утверждаются руководителем для каждого мероприятия отдельно.

6. Follow-up после мероприятия

6.1 В течение 24 часов

1. Опубликовать фотоотчёт в соцсетях школы.
2. Отправить участникам благодарственное сообщение в мессенджере.
3. Внести все новые контакты в CRM.

6.2 В течение 3 дней

1. Отправить спецпредложение участникам, которые не являются учениками (скидка на первый абонемент, бесплатное пробное занятие).
2. Администратор начинает обзвон новых контактов: цель — записать на пробное занятие.

6.3 В течение 7 дней

1. Завершить обзвон всех новых контактов.
2. Повторный звонок тем, кто не ответил с первого раза.
3. Зафиксировать результат в CRM: записан на пробное / отказ / перезвонить позже.

7. Ответственные

Роль	Обязанности
Руководитель	Утверждение бюджета, целей, финального отчёта
Организатор (назначается для каждого мероприятия)	Планирование, координация команды, контроль подготовки, программа
Администратор	Регистрация участников, сбор анкет, внесение в CRM, обзвон
Преподаватель	Проведение мастер-классов, открытых уроков, конкурсов
SMM-ответственный	Фото/видеосъёмка, публикация контента, анонсы

8. Отчёт по итогам

Организатор составляет отчёт в течение 5 рабочих дней после мероприятия.

Показатель	Целевое значение
Количество участников	Не менее 70% от зарегистрированных
Новые контакты собраны и внесены в CRM	100% участников
Обзвон новых контактов завершён	В течение 7 дней
Конверсия «участник → пробное занятие» (для ДОД/мастер-классов)	30%+
Конверсия «пробное → договор»	50%+
Фотоотчёт опубликован	В течение 24 часов
ROI мероприятия	Доход от новых договоров > бюджет мероприятия

8.1 Структура отчёта

1. Тип и дата мероприятия.
2. Факт vs план: участники, бюджет, новые контакты.
3. Конверсия: контакты → пробные → договоры.
4. Что сработало хорошо.
5. Что улучшить в следующий раз.
6. Рекомендации для следующего мероприятия.

9. Годовой календарь мероприятий

Месяц	Мероприятие	Тип
Сентябрь	День открытых дверей — старт сезона	ДОД
Октябрь	Halloween Party	Праздник
Ноябрь	Мастер-класс для взрослых	Мастер-класс
Декабрь	Новогодний праздник + мини-выпускной	Праздник + Выпускной
Январь	День открытых дверей — зимний набор	ДОД
Февраль	Мастер-класс (Valentine's Day тематика)	Мастер-класс
Март	Мастер-класс для детей	Мастер-класс
Апрель	День открытых дверей — весенний набор	ДОД
Май	Выпускной	Выпускной
Июнь	День открытых дверей — летние программы	ДОД

Календарь утверждается руководителем в августе на предстоящий учебный год. Допускается корректировка не позднее чем за 4 недели до мероприятия.

---

Дата: «___» ____________ 20___ г.