Регламент организации летних программ
в учебном центре

[Название школы], [Город]

---

1. Общие положения

1. Настоящий регламент определяет порядок подготовки, проведения и завершения летних программ в [Название школы].
2. Летние программы проводятся в период с 1 июня по 31 августа.
3. Цель летних программ — удержание текущих учеников в межсезонье, привлечение новых клиентов, дополнительный доход.
4. Ответственный за летние программы назначается приказом руководителя не позднее 1 февраля.

2. Типы летних программ

Тип программы	Формат	Длительность	Возраст	Группа
Интенсив	Ежедневные занятия по 2-3 ак. часа	2-4 недели	7-17 лет	6-10 чел.
Летняя площадка	Полный день (9:00-17:00), язык + активности	1-2 недели (смена)	6-12 лет	10-15 чел.
Загородный лагерь	Выездной формат с проживанием	7-14 дней	8-16 лет	15-30 чел.
Разговорный марафон	Speaking-практика, дебаты, проекты	1-2 недели	14+ лет	6-8 чел.
Подготовка к экзаменам	Целевая подготовка (ОГЭ/ЕГЭ/Cambridge)	2-4 недели	14-17 лет	4-6 чел.

3. Календарь подготовки

Период	Задачи	Ответственный
Февраль	Анализ прошлого лета: что сработало, что нет. Определение типов программ на этот год. Предварительный бюджет.	Руководитель
Март	Разработка программ: темы, расписание, учебные материалы. Подбор преподавателей. Договор с площадкой (если лагерь).	Методист + ответственный
Апрель	Запуск рекламы и предпродаж. Ранняя цена (скидка 10-15% до 30 апреля). Анонсы в соцсетях и мессенджерах.	Администратор + маркетолог
Май	Активный набор. Формирование групп. Закупка материалов. Инструктаж персонала. Родительское собрание.	Администратор
Июнь — Август	Проведение программ. Еженедельные отчёты. Фото/видео для соцсетей. Сбор отзывов.	Преподаватели + ответственный
Сентябрь (1-я неделя)	Итоговый отчёт: финансы, конверсия в основной курс, обратная связь.	Руководитель

4. Набор и регистрация

1. Все заявки фиксируются в CRM с пометкой «Летняя программа» и типом программы.
2. Предпродажи начинаются не позднее 1 апреля. Ранняя цена действует до 30 апреля.
3. Минимальное наполнение группы для запуска — 5 человек. Если менее 5 за 10 дней до старта — предложить перевод в другую группу или возврат.
4. Регистрация закрывается за 3 дня до начала программы (для подготовки материалов).
5. При регистрации родитель подписывает: договор, согласие на фото/видеосъёмку, информированное согласие (для лагеря — медицинская справка).
6. Оплата — 100% до начала программы. Допускается рассрочка: 50% при записи + 50% до первого дня.

5. Расписание и организация

5.1 Интенсив

Время	Активность
10:00 — 10:45	Основной блок: грамматика / лексика
10:45 — 11:00	Перерыв
11:00 — 11:45	Практический блок: speaking / проект
11:45 — 12:00	Wrap-up, домашнее задание

5.2 Летняя площадка (полный день)

Время	Активность
09:00 — 09:30	Приём детей, утренний круг
09:30 — 10:15	Языковое занятие (блок 1)
10:15 — 10:30	Перерыв, перекус
10:30 — 11:15	Языковое занятие (блок 2)
11:15 — 12:00	Творческая мастерская на английском
12:00 — 13:00	Обед
13:00 — 14:00	Настольные игры / кино на английском
14:00 — 15:00	Спортивная активность / прогулка
15:00 — 15:30	Полдник
15:30 — 16:30	Проектная работа (подготовка к финальному шоу)
16:30 — 17:00	Подведение итогов дня, уход детей

6. Персонал

Роль	Соотношение	Обязанности
Преподаватель	1 на группу	Ведение занятий, учебный план, отметка посещаемости
Вожатый/аниматор	1 на 10 детей (площадка/лагерь)	Организация досуга, присмотр, безопасность
Координатор программы	1 на все программы	Расписание, коммуникация с родителями, решение проблем
Медработник	1 (только лагерь)	Медицинское сопровождение, аптечка, справки

1. Все сотрудники летних программ проходят инструктаж по безопасности до 25 мая.
2. Для площадки и лагеря — обязательна справка об отсутствии судимости.
3. Преподаватели получают тематический план и материалы не позднее чем за 2 недели до старта.

7. Безопасность

1. Приём и уход детей — только в присутствии родителя/законного представителя или по письменной доверенности. Список уполномоченных лиц формируется при регистрации.
2. Аптечка — в каждом помещении, где проводятся занятия. Состав: пластырь, бинт, антисептик, жаропонижающее (при наличии согласия родителей).
3. Питание (площадка/лагерь) — только от лицензированного поставщика. Учёт аллергий (анкета при регистрации).
4. Выезды (экскурсии, лагерь) — письменное согласие родителей, соотношение взрослых к детям не менее 1:8, наличие аптечки и средств связи.
5. Фото/видео — только при наличии подписанного согласия. Публикация в соцсетях — без указания фамилий детей.
6. Журнал инцидентов — любое ЧП (травма, конфликт, ухудшение самочувствия) фиксируется в журнале, родитель уведомляется в течение 30 минут.

8. Финансы

Статья	Описание
Стоимость	Утверждается руководителем до 1 марта. Включает: занятия, материалы, питание (если площадка/лагерь)
Ранняя цена	Скидка 10-15% при оплате до 30 апреля
Скидка для своих	Действующим ученикам школы — дополнительно 5%
Возврат	До начала — 100%. В первые 2 дня — 70%. После — пропорционально неиспользованным дням
Бюджет	Составляется на каждую программу отдельно: доходы, расходы (ФОТ, материалы, питание, аренда), плановая рентабельность не менее 30%

9. Отчётность

Отчёт	Частота	Содержание	Кому
Ежедневный (площадка/лагерь)	Каждый день	Посещаемость, происшествия, фото дня	Координатор → руководитель
Еженедельный	Каждый понедельник	Наполняемость групп, оплаты, фидбек родителей	Администратор → руководитель
Итоговый по смене	После каждой смены	Финансы (план/факт), NPS родителей, конверсия в основной курс	Ответственный → руководитель
Итоговый за лето	До 10 сентября	Сводка по всем программам: выручка, расходы, кол-во учеников, конверсия, рекомендации на следующий год	Руководитель

10. KPI летних программ

Показатель	Целевое значение
Заполняемость групп	80%+ от максимума
NPS родителей (по итогам смены)	8.0+
Конверсия участников в основной курс (сентябрь)	30%+ новых учеников
Рентабельность программы	30%+
Повторные записи (на следующую смену)	20%+

---

Дата: «___» ____________ 20___ г.