УТВЕРЖДАЮ
Руководитель [ФИО руководителя]
[Дата]
Регламент увольнения сотрудника
языковой школы
[Название школы], [Город]
1. Общие положения
- Настоящий регламент определяет порядок увольнения сотрудников [Название школы] с минимальным ущербом для учебного процесса и репутации школы.
- Регламент распространяется на все категории сотрудников: преподаватели, администраторы, методисты, управляющие филиалов.
- Цель — обеспечить преемственность: ни один ученик не должен остаться без преподавателя, ни один процесс — без ответственного.
- Ответственный за исполнение — руководитель школы (или управляющий филиалом по доверенности).
2. Основания для увольнения
| Основание | Инициатор | Срок уведомления | Особенности |
|---|---|---|---|
| По собственному желанию | Сотрудник | 14 календарных дней | Заявление в свободной форме |
| По соглашению сторон | Обе стороны | По договорённости | Письменное соглашение с условиями |
| По инициативе работодателя | Руководитель | Согласно ТК РФ | Документальное обоснование (акты, выговоры) |
| Истечение срока договора | — | 3 календарных дня | Уведомление в письменной форме |
| По результатам испытательного срока | Руководитель | 3 рабочих дня | Письменное уведомление с причинами |
3. Процедура увольнения (пошагово)
3.1 Приём заявления / принятие решения
- При увольнении по собственному желанию — принять заявление, зарегистрировать дату. Отсчёт 14 дней начинается со следующего дня.
- При увольнении по инициативе работодателя — убедиться в наличии документального обоснования (не менее 2 задокументированных нарушений или 1 грубого).
- Провести беседу с сотрудником: уточнить причины (если по собственному), обсудить условия (сроки, передача дел).
- Определить дату последнего рабочего дня.
3.2 Передача дел (дни 1-10)
- Назначить преемника или временного ответственного.
- Составить чеклист передачи (см. раздел 4).
- Для преподавателя: передать группы, учебные планы, отметки успеваемости, контакты родителей. Провести 1-2 совместных занятия с преемником.
- Для администратора: передать пароли от CRM, кассу, текущие задачи, незавершённые заявки.
- Для методиста: передать программы, тестовые материалы, стандарты качества.
- Подписать акт приёма-передачи дел (2 экземпляра).
Если школа работает в BigBen CRM, передача карточек учеников и групп делается в интерфейсе: ответственный меняется у всех групп уволенного преподавателя одной операцией, при этом история занятий, отметки посещаемости и комментарии к ученикам сохраняются — новый преподаватель видит, на каком этапе программы находится каждый. Пересылать данные вручную в Excel или чатах не нужно.
3.3 Уведомление клиентов (дни 7-12)
- Родителей/учеников уведомить не позднее чем за 3 дня до смены преподавателя.
- Формулировка: позитивная, без деталей причины увольнения. Акцент на преемнике.
- Шаблон сообщения (см. раздел 5).
- Предложить родителям познакомиться с новым преподавателем (открытое занятие или 5 минут до/после урока).
- Быть готовым к вопросам: «А куда ушёл?», «А почему?» — ответ: «Профессиональные обстоятельства. Мы подобрали отличного преподавателя, уверены, что вам понравится».
3.4 Оформление документов (последний рабочий день)
- Приказ об увольнении — подписать обеими сторонами.
- Записать в трудовую книжку (если бумажная) / подать СЗВ-ТД (электронная).
- Рассчитать: заработная плата за отработанные дни + компенсация неиспользованного отпуска.
- Выдать: трудовую книжку, справку 2-НДФЛ, справку 182н, выписку СЗВ-СТАЖ.
- Заблокировать доступ к CRM, корпоративной почте, мессенджерам школы.
4. Чеклист передачи дел
4.1 Преподаватель
| Пункт | Передано | Принято |
|---|---|---|
| Список групп с расписанием | ☐ | ☐ |
| Учебные планы (по каждой группе) | ☐ | ☐ |
| Текущий прогресс учеников (тема, уровень, проблемные зоны) | ☐ | ☐ |
| Журнал посещаемости и оценок | ☐ | ☐ |
| Учебные материалы (книги, раздатки, презентации) | ☐ | ☐ |
| Ключи от аудитории (если были) | ☐ | ☐ |
| Пароль от личного кабинета преподавателя в CRM | ☐ | ☐ |
| Особенности учеников (аллергии, поведение, контакт с родителями) | ☐ | ☐ |
4.2 Администратор
| Пункт | Передано | Принято |
|---|---|---|
| Логин и пароль от CRM (сменить после передачи) | ☐ | ☐ |
| Касса: пересчёт + акт | ☐ | ☐ |
| Незавершённые заявки и задачи в CRM | ☐ | ☐ |
| Список задолженностей с датами напоминаний | ☐ | ☐ |
| Ключи от школы / сигнализация | ☐ | ☐ |
| Пароли от соцсетей, мессенджеров школы | ☐ | ☐ |
| Контакты поставщиков (вода, канцелярия, уборка) | ☐ | ☐ |
| Инструкции по оборудованию (проектор, принтер, ККТ) | ☐ | ☐ |
5. Шаблон уведомления родителей
Отправляется в мессенджер каждому родителю группы:
Добрый день, [Имя родителя]!
Сообщаем вам, что с [дата] занятия в группе [название группы] будет вести [ФИО нового преподавателя].
[ФИО нового преподавателя] — [краткое описание: опыт, квалификация, 1-2 предложения]. Мы уверены, что [имя ученика] будет комфортно продолжать обучение.
Новый преподаватель уже ознакомлен с программой и прогрессом каждого ученика — переход будет плавным.
Если у вас есть вопросы — напишите или позвоните, мы всегда на связи.
С уважением,
[Название школы]
6. Exit-интервью
- Проводится руководителем в последний рабочий день (15-20 минут).
- Цель — получить честную обратную связь для улучшения условий работы.
Вопросы для exit-интервью:
- Что послужило основной причиной ухода?
- Что вам нравилось в работе в нашей школе?
- Что бы вы улучшили?
- Как бы вы оценили отношения с руководством? С коллегами?
- Считаете ли вы оплату справедливой?
- Порекомендовали бы вы нашу школу как работодателя?
- Есть ли что-то, что могло бы изменить ваше решение?
Результаты exit-интервью фиксируются и анализируются ежеквартально. При выявлении системных проблем (3+ сотрудника называют одну причину) — разрабатывается план корректирующих мер.
7. Сроки процедуры
| Этап | Срок | Ответственный |
|---|---|---|
| Приём заявления, беседа | День 1 | Руководитель |
| Подбор замены | Дни 1-7 | Руководитель / методист |
| Начало передачи дел | Дни 3-5 | Увольняемый + преемник |
| Уведомление родителей | Не позднее дня 11 | Администратор |
| Совместные занятия (преподаватель) | Дни 10-13 | Увольняемый + преемник |
| Подписание акта передачи | День 13 | Обе стороны |
| Exit-интервью | День 14 | Руководитель |
| Оформление документов, расчёт | День 14 | Руководитель / бухгалтер |
| Блокировка доступов | День 14 (конец дня) | Администратор / IT |
8. Запрещено
- Увольнять преподавателя без подготовленной замены (исключение — грубое нарушение).
- Сообщать родителям негативные причины увольнения.
- Оставлять доступы уволенного сотрудника к CRM, мессенджерам, соцсетям.
- Задерживать расчёт — выплата строго в последний рабочий день (ст. 140 ТК РФ).
- Удалять данные уволенного сотрудника из CRM — деактивировать, не удалять (история операций).
Руководитель
_____________________ / _____________________
(подпись / расшифровка)
С регламентом ознакомлен(а)
_____________________ / _____________________
(подпись / расшифровка)
Дата: «___» ____________ 20___ г.
Автоматизируйте процессы языковой школы
BigBen CRM помогает внедрять регламенты: автоматические задачи, контроль KPI, уведомления.
Попробовать бесплатно