УТВЕРЖДАЮ
Руководитель [ФИО руководителя]
[Дата]
Регламент передачи дел
при смене сотрудника
[Название школы], [Город]
1. Общие положения
- Настоящий регламент определяет порядок передачи дел при увольнении, длительном отсутствии (декрет, больничный более 14 дней) или переводе сотрудника на другую должность.
- Цель — обеспечить непрерывность работы школы: ни один ученик, клиент или процесс не должен «потеряться» при смене ответственного.
- Передача дел завершается подписанием акта приёма-передачи обеими сторонами.
- Контролирует процесс — непосредственный руководитель увольняемого / уходящего сотрудника.
2. Сроки передачи
| Ситуация | Срок передачи | Примечание |
|---|---|---|
| Увольнение по собственному желанию | 10 рабочих дней (в рамках 14-дневной отработки) | Начинается на 3-й день после заявления |
| Увольнение по соглашению сторон | По договорённости (рекомендуется 7-10 дней) | Фиксируется в соглашении |
| Экстренное увольнение | 1-3 рабочих дня | Руководитель лично участвует в приёмке |
| Уход в декрет | 14 рабочих дней до планируемой даты ухода | Передача начинается за 1 месяц |
| Длительный больничный | По факту (руководитель принимает дела) | Сотрудник помогает дистанционно при возможности |
| Перевод на другую должность | 5 рабочих дней | Параллельная работа на 2 позициях |
3. Чеклист передачи: Преподаватель
| № | Что передаётся | Формат | Передано | Принято |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Список групп с расписанием | CRM / выгрузка | ☐ | ☐ |
| 2 | Учебный план по каждой группе (тема, учебник, страница) | Документ / CRM | ☐ | ☐ |
| 3 | Прогресс каждого ученика: уровень, сильные/слабые стороны | Таблица / устно | ☐ | ☐ |
| 4 | Журнал посещаемости и оценок за текущий период | CRM | ☐ | ☐ |
| 5 | Домашние задания: что задано, дедлайны | CRM / мессенджер группы | ☐ | ☐ |
| 6 | Особенности учеников: поведение, аллергии, конфликты, договорённости с родителями | Устно + записка | ☐ | ☐ |
| 7 | Учебные материалы: книги, раздатки, презентации, видео | Физические + облачная папка | ☐ | ☐ |
| 8 | Пароль от личного кабинета преподавателя в CRM | Сброс пароля | ☐ | ☐ |
| 9 | Ключи от аудитории, шкафа (если были) | Физический | ☐ | ☐ |
| 10 | 1-2 совместных занятия с преемником | Очно | ☐ | ☐ |
4. Чеклист передачи: Администратор
| № | Что передаётся | Формат | Передано | Принято |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Логин/пароль от CRM (сменить после приёмки!) | Устно → смена пароля | ☐ | ☐ |
| 2 | Касса: пересчёт наличных + сверка с кассовой книгой | Акт пересчёта | ☐ | ☐ |
| 3 | Терминал эквайринга: инструкция, PIN (если нужен) | Инструкция | ☐ | ☐ |
| 4 | Незавершённые заявки в CRM: статус, следующий шаг | CRM | ☐ | ☐ |
| 5 | Список задолженностей: кто, сколько, дата последнего контакта | CRM / таблица | ☐ | ☐ |
| 6 | Задачи и напоминания в CRM на ближайшие 2 недели | CRM | ☐ | ☐ |
| 7 | Ключи от школы, код сигнализации | Физический + устно | ☐ | ☐ |
| 8 | Пароли от соцсетей, мессенджеров школы | Менеджер паролей / устно → смена | ☐ | ☐ |
| 9 | Контакты поставщиков: вода, канцелярия, уборка, ремонт | Список | ☐ | ☐ |
| 10 | Инструкции по оборудованию: проектор, принтер, ККТ, Wi-Fi | Инструкция / показ | ☐ | ☐ |
| 11 | Расписание: текущее, ближайшие изменения | CRM | ☐ | ☐ |
5. Чеклист передачи: Методист
| № | Что передаётся | Формат | Передано | Принято |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Учебные программы по каждому курсу | Документы | ☐ | ☐ |
| 2 | Тестовые материалы (входные, промежуточные, итоговые) | Файлы + физические | ☐ | ☐ |
| 3 | Стандарты качества: критерии оценки преподавателей | Документ | ☐ | ☐ |
| 4 | График посещений занятий (мониторинг качества) | Таблица | ☐ | ☐ |
| 5 | Результаты тестирований учеников за текущий период | CRM / таблица | ☐ | ☐ |
| 6 | Договорённости с издательствами, поставщиками учебников | Контакты + условия | ☐ | ☐ |
| 7 | Незавершённые проекты: разработка курсов, подготовка к экзаменам | Документы | ☐ | ☐ |
6. Чеклист передачи: Управляющий филиалом
| № | Что передаётся | Формат | Передано | Принято |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Все пункты чеклиста администратора (п. 4) | — | ☐ | ☐ |
| 2 | Финансовая отчётность филиала: доходы, расходы, KPI | Таблица / CRM | ☐ | ☐ |
| 3 | Договор аренды: условия, сроки, контакт арендодателя | Документ | ☐ | ☐ |
| 4 | Штатное расписание: кто работает, графики, договоры | Документы | ☐ | ☐ |
| 5 | Текущие проблемы и незавершённые задачи | Список | ☐ | ☐ |
| 6 | Доверенности и полномочия (отозвать / переоформить) | Юридические документы | ☐ | ☐ |
7. Акт приёма-передачи дел
АКТ ПРИЁМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ
[Город], «___» ____________ 20___ г.
Я, _________________________________ (передающий), передаю, а _________________________________ (принимающий) принимает дела по должности _________________________________ в [Название школы].
Перечень переданных дел:
- _________________________________________________
- _________________________________________________
- _________________________________________________
- _________________________________________________
- _________________________________________________
Материальные ценности:
- Ключи: ___ шт.
- Наличные в кассе: ___________ руб.
- Оборудование: __________________________
Замечания: _________________________________________________
Передающий: _____________________ / _____________________
Принимающий: _____________________ / _____________________
Руководитель: _____________________ / _____________________
8. Порядок действий при экстренном уходе
Если сотрудник уходит внезапно (прогул, экстренное увольнение, болезнь) и физически не может передать дела:
- Руководитель немедленно назначает и.о. на должность.
- И.о. совместно с руководителем проводит инвентаризацию: что есть в CRM, что в документах, что в аудитории.
- Составляется акт инвентаризации (без подписи передающего — только принимающий + руководитель).
- Если ушедший сотрудник на связи — запросить информацию дистанционно (список, голосовое сообщение, видеозвонок).
- Пароли: сбросить все доступы через CRM-администратора.
- Ключи: при невозврате — замена замков в течение 3 рабочих дней.
9. Контроль качества передачи
- Через 5 рабочих дней после завершения передачи — руководитель проводит контрольную встречу с принимающим.
- Вопросы: «Всё ли понятно?», «Есть ли пробелы?», «Нужна ли дополнительная информация?».
- Если обнаружены пробелы — связаться с ушедшим сотрудником (по телефону/мессенджеру) для уточнения. Бывшие коллеги, как правило, помогают.
- Результаты контрольной встречи — записка в CRM к карточке нового сотрудника.
Руководитель
_____________________ / _____________________
(подпись / расшифровка)
С регламентом ознакомлен(а)
_____________________ / _____________________
(подпись / расшифровка)
Дата: «___» ____________ 20___ г.
Автоматизируйте процессы языковой школы
BigBen CRM помогает внедрять регламенты: автоматические задачи, контроль KPI, уведомления.
Попробовать бесплатно