Регламент приёма оплат
в языковой школе

[Название школы], [Город]

---

1. Общие положения

1. Настоящий регламент определяет порядок приёма, учёта и контроля оплат за образовательные услуги в [Название школы].
2. Регламент обязателен для исполнения администраторами, бухгалтером и руководителем школы.
3. Все операции по приёму оплат фиксируются в CRM-системе в момент совершения.
4. Стоимость обучения утверждается прайс-листом. Любые скидки и изменения стоимости — только с письменного согласия руководителя.

2. Виды оплат и способы приёма

Способ оплаты	Порядок приёма	Документ для клиента
Наличные	Приём в кассу школы. Пересчёт в присутствии клиента. Сдача из разменного фонда.	Кассовый чек (ККТ) или бланк строгой отчётности
Банковская карта	Терминал эквайринга. Дождаться подтверждения «Одобрено».	Слип терминала + кассовый чек
Онлайн-оплата	Ссылка на оплату из CRM / QR-код. Автоматическое зачисление. В BigBen CRM родитель оплачивает счёт прямо в мобильном приложении «Твоя Школа» — через Robokassa, Т-Банк или ЮKassa, статус счёта обновляется в реальном времени.	Электронный чек на email/телефон
Перевод на расчётный счёт	Выставление счёта через бухгалтерию. Срок оплаты — 5 рабочих дней.	Счёт + акт выполненных работ
Перевод по номеру карты/телефона	Только при отсутствии иных способов. Клиент отправляет скриншот.	Кассовый чек (формируется вручную)

3. Порядок приёма оплаты (пошагово)

1. Назвать сумму клиенту, уточнить способ оплаты.
2. Принять оплату выбранным способом.
3. Выдать чек — обязательно при любом способе оплаты (требование 54-ФЗ).
4. Зафиксировать в CRM — указать: ученик, сумма, способ оплаты, период, тип (абонемент / разовое / дополнительная услуга).
5. Обновить баланс ученика в CRM — проверить что начислено корректное количество занятий.
6. При оплате наличными — положить деньги в кассу, записать в кассовую книгу.

4. Типы платежей

Тип платежа	Описание	Оформление в CRM
Абонемент	Оплата за месяц / пакет занятий	Платёж → привязка к группе → начисление занятий
Пробное занятие	Разовая оплата или бесплатно	Платёж с типом «Пробное» → отметка в карточке лида
Учебные материалы	Учебники, рабочие тетради	Отдельный платёж с типом «Материалы»
Летняя программа	Интенсив, площадка, лагерь	Платёж с типом «Летняя программа» → привязка к программе
Экзамен / сертификат	Оплата за сдачу экзамена	Отдельный платёж с типом «Экзамен»

5. Контроль задолженностей

5.1 Сроки оплаты

1. Оплата за следующий месяц вносится до 25-го числа текущего месяца.
2. Если оплата не поступила до 25-го — администратор отправляет напоминание (мессенджер или звонок).
3. Если оплата не поступила до 1-го числа — повторное напоминание с указанием: «Без оплаты посещение занятий приостанавливается с [дата]».
4. Если оплата не поступила до 5-го числа — ученик отстраняется от занятий до погашения задолженности. Руководитель уведомляется.

Если школа использует автоматические счета (BigBen CRM формирует их по расписанию и отправляет родителям push-уведомление), большинство оплат поступает ещё до 25-го числа — администратору остаётся работать только с теми родителями, кто не отреагировал на автонапоминания.

5.2 Порядок работы с должниками

День просрочки	Действие	Кто
25-е число	Первое напоминание (мессенджер): «Напоминаем об оплате за [месяц]. Сумма: [сумма]»	Администратор
1-е число (нового месяца)	Звонок родителю: уточнить причину, предложить рассрочку	Администратор
5-е число	Отстранение от занятий + уведомление руководителя	Администратор → руководитель
15-е число	Звонок руководителя: обсудить варианты (рассрочка, перевод в другую группу, расторжение)	Руководитель

6. Рассрочка

1. Рассрочка предоставляется только с письменного согласия руководителя.
2. Максимальный срок рассрочки — 3 месяца.
3. Оформляется дополнительным соглашением к договору с графиком платежей.
4. В CRM создаётся задача-напоминание на каждую дату платежа по графику.
5. При нарушении графика рассрочки — ученик переводится в статус «Должник», действуют правила п. 5.2.

7. Скидки и акции

Тип скидки	Размер	Условие	Кто согласовывает
Семейная	5-10%	2-й и последующий ребёнок из одной семьи	Администратор (автоматически)
За раннюю оплату	5%	Оплата за 2+ месяца вперёд	Администратор (автоматически)
Акционная	до 20%	Сезонные акции, праздники	Руководитель
Индивидуальная	по согласованию	Социальная ситуация, лояльный клиент	Только руководитель

Администратор НЕ имеет права давать скидки, не утверждённые в этой таблице. Любая индивидуальная скидка — только через руководителя.

8. Возвраты

1. Возврат оформляется по заявлению клиента в свободной форме.
2. Срок рассмотрения — 3 рабочих дня. Срок возврата — 10 рабочих дней.
3. Сумма возврата = оплаченная сумма − стоимость использованных занятий (по прайс-листу для разовых занятий).
4. Возврат производится тем же способом, которым была совершена оплата.
5. В CRM фиксируется: дата заявления, сумма возврата, причина, дата возврата.
6. Администратор не оформляет возврат самостоятельно — только с визой руководителя.

9. Закрытие кассы

1. Ежедневно в конце рабочего дня администратор закрывает кассу:

• Пересчитать наличные в кассе.
• Сверить сумму наличных с записями в кассовой книге.
• Сверить количество операций по терминалу с CRM.
• Сформировать Z-отчёт на ККТ (при наличии).
• Записать итог дня: наличные [сумма], безнал [сумма], онлайн [сумма], итого [сумма].

2. Расхождение суммы более 100 руб. — немедленно уведомить руководителя.
3. Наличные сверх разменного фонда (5 000 руб.) — сдать по акту или внести через банк на расчётный счёт.

10. Отчётность

Отчёт	Частота	Содержание	Кому
Ежедневный	Каждый рабочий день	Принятые оплаты: сумма, способ, ученик	Руководитель
Еженедельный	Понедельник	Задолженности: список должников, суммы, дни просрочки	Руководитель
Ежемесячный	1-е число	Итоги: выручка, задолженности, возвраты, скидки, рассрочки	Руководитель + бухгалтер

11. Запрещено

• Принимать оплату без фиксации в CRM.
• Выдавать сдачу из личных средств.
• Давать скидки без согласования.
• Хранить наличные вне кассы.
• Оформлять возврат без визы руководителя.
• Принимать оплату «авансом» за неоформленного ученика (сначала договор — потом оплата).

---

Дата: «___» ____________ 20___ г.