УТВЕРЖДАЮ
Руководитель [ФИО руководителя]
[Дата]
Регламент подготовки к учебному году
языковой школы
[Название школы], [Город]
1. Общие положения
- Настоящий регламент определяет порядок и сроки подготовки [Название школы] (далее — Школа) к новому учебному году.
- Период подготовки: май — август. Крайний срок завершения всех работ — 25 августа.
- Ответственный за координацию: руководитель школы. Исполнители: администратор, методист, преподаватели.
- Цель — начать учебный год с заполненными группами, укомплектованным штатом, готовыми аудиториями и запущенной рекламной кампанией.
2. План по месяцам
2.1 Май — анализ и планирование
| Задача | Ответственный | Срок |
|---|---|---|
| Подвести итоги учебного года: количество учеников, доход, удержание, NPS | Руководитель | до 15 мая |
| Собрать обратную связь от учеников и родителей (анкеты) | Администратор | до 20 мая |
| Определить план набора на следующий год (количество групп, направления, цены) | Руководитель | до 25 мая |
| Утвердить прайс-лист на новый учебный год | Руководитель | до 31 мая |
| Оценить состояние помещений — составить список ремонтных работ | Администратор | до 31 мая |
2.2 Июнь — работа с базой и кадрами
| Задача | Ответственный | Срок |
|---|---|---|
| Прозвон действующих учеников: планы на следующий год, предварительная запись | Администратор | 1-15 июня |
| Прозвон «спящей» базы: ушедшие ученики за последние 2 года | Администратор | 15-30 июня |
| Собрать подтверждение от преподавателей: кто продолжает работу в новом году | Руководитель | до 10 июня |
| Определить потребность в новых преподавателях, разместить вакансии | Руководитель | до 15 июня |
| Провести собеседования и пробные уроки кандидатов | Методист | 15-30 июня |
| Запустить летнюю программу (интенсивы, разговорные клубы, лагерь) | Методист | до 1 июня |
Норматив прозвона: администратор совершает 20-30 звонков в день. Каждый звонок фиксируется в CRM с результатом: «записан», «думает», «отказ», «недозвон — перезвонить». Если школа использует BigBen CRM, сегменты «спящей» базы можно выгрузить одним кликом — система сама отберёт учеников, которые перестали ходить за последние 1-2 года, и покажет аналитику по причинам ухода (если она фиксировалась в карточках).
2.3 Июль — формирование групп и маркетинг
| Задача | Ответственный | Срок |
|---|---|---|
| Сформировать предварительное расписание на основе записей | Методист | до 10 июля |
| Распределить учеников по группам (уровень, возраст, удобное время) | Методист | до 15 июля |
| Запустить рекламную кампанию: соцсети, контекст, листовки, баннеры | Руководитель / маркетолог | до 1 июля |
| Подготовить сценарий Дня открытых дверей | Администратор + методист | до 20 июля |
| Обновить сайт: расписание, цены, акции раннего бронирования | Руководитель | до 15 июля |
| Заказать учебные материалы (учебники, рабочие тетради, канцелярия) | Администратор | до 20 июля |
2.4 Август — финальная подготовка
| Задача | Ответственный | Срок |
|---|---|---|
| Провести День открытых дверей (1-2 мероприятия) | Команда | до 20 августа |
| Завершить ремонт и уборку помещений | Администратор | до 20 августа |
| Провести педагогический совет: программы, расписание, стандарты, KPI | Методист + руководитель | до 25 августа |
| Утвердить финальное расписание и опубликовать | Руководитель | до 25 августа |
| Разослать уведомления всем записанным: дата старта, расписание, что взять с собой | Администратор | 25-31 августа |
| Проверить техническое оснащение: проекторы, колонки, интернет, принтер | Администратор | до 28 августа |
| Провести тестирование новых учеников (определение уровня) | Преподаватели | 25-31 августа |
3. Работа с клиентской базой (детально)
3.1 Сегментация базы для прозвона
| Сегмент | Кого звоним | Цель звонка | Скрипт |
|---|---|---|---|
| Действующие | Ученики, занимавшиеся в мае | Подтвердить продолжение, узнать пожелания по расписанию | «Мы формируем группы на новый год. Вы планируете продолжить?» |
| Ушедшие (до 1 года) | Прекратили в текущем учебном году | Узнать причину ухода, предложить вернуться | «Мы обновили программу. Хотим пригласить вас на бесплатный пробный урок» |
| Ушедшие (1-2 года) | Прекратили в прошлом учебном году | Напомнить о школе, предложить новые направления | «У нас появились новые курсы. Приглашаем на День открытых дверей» |
| Лиды | Обращались, но не записались | Довести до пробного урока | «Вы интересовались занятиями в [месяц]. Набор на новый год уже открыт» |
3.2 Целевые показатели прозвона
- Охват базы: 100% действующих, 80% ушедших за 1 год, 50% ушедших за 2 года.
- Конверсия «звонок → запись»: действующие — 70%+, ушедшие — 15%+, лиды — 25%+.
- Срок завершения: прозвон действующих — до 15 июня, остальные — до 30 июня.
4. Маркетинговая кампания
| Канал | Что делаем | Бюджет (ориентир) | Срок запуска |
|---|---|---|---|
| Соцсети (VK, Telegram) | Анонсы набора, отзывы, результаты учеников, акция раннего бронирования | 10-20 тыс. ₽/мес | Июль |
| Контекстная реклама | Яндекс.Директ по запросам «курсы английского [Город]» | 15-30 тыс. ₽/мес | Август |
| Листовки и баннеры | Раздача у школ, ТЦ, детских площадок. Баннер на здании школы | 5-15 тыс. ₽ | Июль-август |
| Партнёрства | Договорённости с детскими центрами, спортивными секциями | Бартер | Июнь-июль |
| День открытых дверей | Мастер-класс, экскурсия, подарки, сбор контактов | 5-10 тыс. ₽ | Август |
5. День открытых дверей
- Дата: 2-3 суббота августа (2 мероприятия для разных возрастных групп).
- Формат: бесплатный мастер-класс (30 мин) + экскурсия по школе + консультация.
- Анонс: за 3 недели — соцсети, рассылка по базе, листовки.
- Регистрация: обязательная (через форму на сайте или по телефону) — для прогнозирования количества участников.
- На мероприятии: анкета с контактами, презентация программ, специальное предложение (скидка при записи в день мероприятия).
- После мероприятия: обзвон всех участников в течение 3 дней — «Понравилось ли? Готовы записаться?».
- Целевая конверсия: 30-50% участников записываются на курс.
6. Чеклист готовности к 1 сентября
| Пункт | Готово |
|---|---|
| Расписание утверждено и опубликовано | ☐ |
| Все группы сформированы, преподаватели назначены | ☐ |
| Штат укомплектован (нет незакрытых вакансий) | ☐ |
| Учебные материалы закуплены и распределены | ☐ |
| Аудитории готовы (ремонт, уборка, оборудование) | ☐ |
| Техника работает (проектор, колонки, Wi-Fi, принтер) | ☐ |
| Прайс-лист обновлён, договоры подготовлены | ☐ |
| Все записанные ученики уведомлены о дате старта | ☐ |
| Новые ученики протестированы (уровень определён) | ☐ |
| Рекламная кампания запущена | ☐ |
| День открытых дверей проведён, участники обзвонены | ☐ |
| Педсовет проведён, стандарты доведены до команды | ☐ |
| CRM обновлена: новые группы, ученики, расписание | ☐ |
7. Контрольные точки для руководителя
| Дата | Что проверить | Ожидаемый результат |
|---|---|---|
| 1 июня | Итоги года подведены, план набора утверждён | Документ с целями на следующий год |
| 1 июля | Прозвон базы завершён, вакансии закрыты или в работе | 70%+ действующих подтвердили продолжение |
| 1 августа | Расписание сформировано, реклама запущена | Предварительная загрузка групп — 60%+ |
| 25 августа | Все пункты чеклиста закрыты | Школа готова к 1 сентября |
Руководитель
_____________________ / _____________________
(подпись / расшифровка)
С регламентом ознакомлен(а)
_____________________ / _____________________
(подпись / расшифровка)
Дата: «___» ____________ 20___ г.
Автоматизируйте процессы языковой школы
BigBen CRM помогает внедрять регламенты: автоматические задачи, контроль KPI, уведомления.
Попробовать бесплатно