Регламент завершения учебного года
в языковой школе

[Название школы], [Город]

---

1. Общие положения

1. Настоящий регламент определяет порядок завершения учебного года в [Название школы] (далее — Школа).
2. Период завершения: 15 апреля — 31 мая. Последний учебный день — не позднее 31 мая.
3. Ответственный за координацию: руководитель школы. Исполнители: методист, администратор, преподаватели.
4. Цель — подвести итоги, зафиксировать результаты учеников, собрать обратную связь и максимально удержать учеников на следующий год.

2. Итоговое тестирование

2.1 Порядок проведения

1. Итоговые тесты проводятся в последние 2 недели учебного года (15-31 мая).
2. Тест составляет преподаватель группы, утверждает методист — не позднее чем за 10 дней до проведения.
3. Формат: письменная часть (лексика, грамматика, чтение) + устная часть (говорение).
4. Длительность: 45-60 минут (письменная) + 5-10 минут на ученика (устная).
5. Ученики уведомляются о дате теста не менее чем за 1 неделю.

2.2 Оценка и уровни

Результат	Оценка	Рекомендация
85-100%	Отлично	Переход на следующий уровень
70-84%	Хорошо	Переход на следующий уровень
50-69%	Удовлетворительно	Повторный курс или индивидуальные занятия летом
Ниже 50%	Неудовлетворительно	Повторный курс, разговор с родителями о причинах

2.3 Информирование учеников и родителей

1. Результаты доводятся до учеников (родителей) в течение 5 рабочих дней после тестирования.
2. Формат: индивидуальное сообщение (мессенджер/CRM) с баллом, уровнем и рекомендацией на следующий год.
3. При результате ниже 50% — личный звонок преподавателя или методиста.

3. Выдача сертификатов

1. Сертификат об окончании курса выдаётся ученикам, набравшим 50% и выше на итоговом тесте.
2. На сертификате указываются: ФИО ученика, уровень (A1, A2, B1 и т.д.), количество часов, период обучения, подпись руководителя, печать.
3. Сертификаты печатаются на фирменных бланках — администратор заказывает тираж не позднее 1 мая.
4. Вручение: на выпускном мероприятии или лично — в последнюю неделю мая.
5. Электронная копия сертификата сохраняется в карточке ученика (CRM).

4. Сбор обратной связи

4.1 Анкетирование учеников

1. Проводится за 1-2 недели до окончания учебного года — анонимно.
2. Формат: онлайн-форма (рассылка через CRM) или бумажный бланк.

Обязательные вопросы:

• Общая удовлетворённость обучением (1-10).
• Оценка преподавателя (1-10).
• Чувствуете ли прогресс за год? (да / частично / нет).
• Планируете продолжить обучение в следующем году? (да / скорее да / нет / не решил).
• Что бы вы улучшили? (открытый вопрос).
• NPS: «Порекомендуете ли школу?» (0-10).

4.2 Обратная связь от преподавателей

1. Каждый преподаватель сдаёт методисту письменный отчёт по группам: прогресс, сложности, рекомендации на следующий год.
2. Срок сдачи: до 25 мая.

4.3 Обработка результатов

• Методист сводит данные анкет в итоговый отчёт по школе — до 5 июня.
• Руководитель обсуждает результаты с командой на итоговом собрании.

5. Закрытие финансов

Задача	Ответственный	Срок
Закрыть все задолженности учеников (напоминания, звонки)	Администратор	до 20 мая
Рассчитать неиспользованные остатки абонементов	Администратор	до 25 мая
Оформить возвраты (если есть) по согласованию с руководителем	Администратор	до 31 мая
Начислить и выплатить зарплаты преподавателям за май	Руководитель / бухгалтер	до 5 июня
Подготовить финансовый итог учебного года (доход, расход, прибыль)	Руководитель	до 10 июня

Правило: ни один ученик не должен уйти на каникулы с невыясненным балансом. Все остатки фиксируются в CRM с пометкой «перенос на следующий год» или «возврат».

6. Инвентаризация

1. Администратор проводит инвентаризацию учебных материалов: учебники, рабочие тетради, настольные игры, флешкарты.
2. Составить список на списание (износ) и на закупку (для нового года).
3. Проверить состояние оборудования: проекторы, колонки, мебель, кондиционеры.
4. Составить заявку на ремонт/замену — передать руководителю до 5 июня.
5. Срок инвентаризации: последняя неделя мая.

7. Выпускные мероприятия

7.1 Формат и сроки

1. Для детских групп — выпускной праздник (игры, конкурсы на языке, вручение сертификатов, чаепитие). Длительность: 60-90 минут.
2. Для взрослых групп — завершающее занятие в свободном формате (разговорный клуб, квиз, просмотр фильма). Длительность: 60 минут.
3. Период проведения: последняя неделя мая.

7.2 Организация

• Преподаватель готовит программу, согласует с методистом — за 2 недели.
• Администратор обеспечивает фотографирование/видеосъёмку для соцсетей (с согласия участников).
• Бюджет на оформление и угощения: до 3 000 ₽ на группу — согласовывается с руководителем.

8. Летние программы

Программа	Для кого	Период	Цель
Летний интенсив	Ученики с результатом 50-69%	Июнь	Подтянуть уровень до перехода
Разговорный клуб	Все желающие	Июнь-август, 1 раз в неделю	Поддержать навык, удержать контакт
Летний лагерь / площадка	Дети 7-14 лет	Июнь-июль, смены по 1-2 недели	Дополнительный доход, привлечение новых
Экспресс-курс для новичков	Новые ученики	Август	Старт до основного набора

Принцип: лето — не каникулы для школы. Минимум 1 программа должна работать каждый летний месяц для удержания выручки и контакта с учениками.

9. План удержания на следующий год

9.1 Действия до окончания учебного года

1. Раннее бронирование: предложить скидку 5-10% при оплате до 1 июня. Озвучить на последних занятиях.
2. Фиксация намерений: администратор обзванивает всех учеников с вопросом «Планируете продолжить?» и фиксирует ответ в CRM.
3. Работа с сомневающимися: для ответивших «не уверен» — личный разговор с преподавателем или руководителем. Узнать причину, предложить решение.

9.2 Действия летом

1. Рассылка 1 раз в месяц: полезный контент + напоминание о записи (не более 1 сообщения).
2. Приглашение на летние программы и мероприятия.
3. Поздравление с днём рождения (если попадает на лето).
4. Повторный прозвон «сомневающихся» — в середине августа.

9.3 Целевые показатели удержания

• Продление на следующий год: 65-75% от числа учеников на конец мая.
• Ответ «да» или «скорее да» в анкете: 80%+.
• Потери от незакрытых задолженностей: не более 2% от годовой выручки.

10. Итоговое собрание команды

1. Проводится в первую неделю июня.
2. Повестка: финансовые итоги, результаты анкетирования, NPS, достижения, проблемы, план на следующий год.
3. Каждый преподаватель представляет краткий отчёт по своим группам (3-5 минут).
4. Руководитель озвучивает благодарности и зоны для улучшения.
5. Протокол собрания фиксируется и хранится.

---

Дата: «___» ____________ 20___ г.