4н За 4 недели Концепция и организация

	Задача	Детали / подсказка
☐	Определить цель	Набор новых? Удержание? Сарафан? Одна цель — один фокус
☐	Выбрать формат	Открытый урок, мастер-класс, квест, праздник, ДОД, разговорный клуб
☐	Определить дату и время	Суббота 11:00-13:00 — лучшее время. Избегать каникул и праздников
☐	Сформировать бюджет	Декор, раздатка, подарки, еда, аренда (если вне школы). Призы для розыгрыша
☐	Назначить ответственных	Координатор, педагоги, волонтёры. 2 встречи по 40 мин на подготовку
☐	Подготовить площадку	Зал, аудитории для открытых уроков, зона welcome, фотозона
☐	Найти партнёров	Кросс-маркетинг: танцевальные студии, спортсекции, детские магазины
☐	Продумать план B	Дождь (если выездное), мало людей, сломалась техника. Запасной сценарий

2н За 2 недели Анонсирование и подготовка контента

	Задача	Детали / подсказка
☐	Запустить анонс	Соцсети, мессенджеры, рассылка по базе. Афиша с датой, временем, адресом
☐	Обзвонить базу	Текущие клиенты + «спящие». Личное приглашение повышает явку в 3 раза
☐	Открыть регистрацию	Google-форма или CRM. Обязательно: имя, телефон, возраст ребёнка
☐	Подготовить программу	Тайминг по минутам. Открытый урок: макс 20 мин (дети устают)
☐	Сделать раздатку	Буклеты, расписание, визитки, фотозона. «Папка клиента»: цены, расписание, купон
☐	Маркировка рекламы	Если платный анонс — токен ОРД, пометка «Реклама». Штраф за нарушение до 500 000 ₽
☐	Подготовить розыгрыш	Главный приз: сертификат 3 000-5 000 ₽. Поощрительные: мерч, магниты, блокноты
☐	Провести репетицию	Пройти программу с педагогами. Отработать открытый урок до автоматизма

3д За 3 дня Финальная подготовка

	Задача	Детали / подсказка
☐	Закупить всё по списку	Еда, напитки, одноразовая посуда, декор, батарейки, бумага
☐	Проверить технику	Проектор, колонки, микрофон, удлинители, Wi-Fi. Запасные батарейки!
☐	Напомнить зарегистрированным	Мессенджер: «Ждём вас в субботу! Адрес: [...]. Парковка: [...]»
☐	Распечатать документы	Лист регистрации гостей, анкеты обратной связи, бланки записи
☐	Подтвердить команду	Педагоги, волонтёры, фотограф. Время сбора — за 1 час до начала

D В день мероприятия Встреча, проведение, сбор контактов

	Задача	Детали / подсказка
☐	Подготовить зал	Навигация, указатели, welcome-зона. Декор — за 2 часа до начала
☐	Встретить каждого гостя	Администратор у входа. Имя, бейдж, welcome-пакет. Записать в лист
☐	Провести программу по таймингу	Не затягивать! 2 часа максимум. Паузы между блоками — 5 мин
☐	Фотографировать	Фотозона, процесс, эмоции. Сторис в реальном времени
☐	Провести розыгрыш	В конце, когда все ещё на месте. Главный приз — последний
☐	Собрать контакты	Анкета: имя, телефон, «хотите записаться?». Или QR на форму записи
☐	Записать «тёплых» сразу	Кто готов — записать на пробное прямо на месте. Не «перезвоним»

+ После мероприятия Конвертация и анализ (1-3 дня)

	Задача	Детали / подсказка
☐	Обзвонить гостей	В течение 24-48 часов. «Понравилось? Запишем [ребёнка] на пробное?»
☐	Выложить фото	Соцсети + мессенджер родителям. Отметить гостей, попросить репост
☐	Поблагодарить команду	Педагогов, волонтёров, партнёров. Публично — в соцсетях и чате
☐	Провести разбор	Что сработало, что нет. Конверсия: гости → пробные → записи. Записать выводы

# Целевые метрики

40

гостей — целевое количество на ДОД

50%

конверсия гостей → учеников

20 мин

макс. длительность открытого урока

≡ Шпаргалка по типам мероприятий

Формат	Цель	Подготовка	Бюджет
День открытых дверей	Набор новых учеников	4 недели	Средний
Мастер-класс	Сарафан + вовлечение	2 недели	Низкий
Праздник / квест	Удержание + лояльность	3 недели	Средний
Разговорный клуб	Допродажа + вовлечение	1 неделя	Минимальный
Олимпиада / конкурс	Позиционирование + PR	4 недели	Средний
Родительское собрание	Удержание + продление	1 неделя	Минимальный

Чеклист подготовки мероприятия