Репетитору с десятью учениками программа нужна не для красоты, а для пяти конкретных вещей: знать, кто когда занимается, кто заплатил, сколько занятий осталось, кому пора напомнить и сколько вы заработали за месяц. Если эти пять задач закрыты, подойдёт любой инструмент. Если хотя бы одна решается «по памяти», стоит выбрать программу осознанно.
Пять задач, которые решает программа для репетитора
- Расписание. Постоянные слоты, разовые переносы, пересечения. Ученик и вы видите одно и то же время.
- Оплаты. Кто и за что заплатил: разовое занятие, пакет на 4 или 8 занятий, месяц.
- Остаток занятий. Сколько уроков осталось у каждого ученика на сегодня, без пересчёта вручную.
- Напоминания. Ученику о занятии, родителю о пустеющем пакете, вам самому о должниках.
- Отчёт за месяц. Сколько занятий проведено, сколько денег пришло, сколько ушло в отмены.
Всё остальное (домашние задания, видеосвязь, материалы) закрывается отдельными сервисами и к выбору программы учёта отношения не имеет.
Медиана ставки преподавателя — 700 ₽ за академический час
Половина школ платит от 488 до 1 100 ₽ за те же 45 минут, данные на август 2026. Раз в две недели — ещё одна цифра рынка языковых школ и один разбор из блога.
Нажимая «Подписаться», вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности и получением писем от BigBen CRM.
Блокнот, таблица или CRM
| Критерий | Блокнот | Таблица | CRM |
|---|---|---|---|
| Расписание | Вручную, видно только вам | Сетка по дням, ученик не видит | Ученик видит своё время, переносы фиксируются |
| Остаток занятий | Считаете в уме или чертите палочки | Формула, если не забыли списать | Списывается при проведении занятия |
| Напоминания | Нет | Нет, только если подключать скрипты | Сообщение ученику или родителю по расписанию |
| Должники | По памяти | Фильтр по колонке «остаток» | Отдельный список |
| Отчёт за месяц | Пересчёт с нуля | Сводная таблица | Готовый отчёт |
| Подходит | До 5 учеников без предоплаты | 5–15 учеников, один преподаватель | От 15 учеников, группы, второй преподаватель |
Границы в последней строке ориентировочные: решает не число учеников, а то, сколько ошибок в деньгах и переносах вы готовы терпеть. Подробнее о точке, где таблица перестаёт справляться, в разборе CRM или Excel.
Чек-лист: пора ли переходить с таблицы на CRM
Отметьте, что случалось за последние три месяца. Вердикт появится под списком.
Что из этого было за последние 3 месяца
Отметьте пункты выше — здесь появится вердикт.
Шесть функций, без которых программа не закроет учёт
- Списание занятий. Проведённое занятие уменьшает остаток само. Если списывать нужно вручную, это та же таблица.
- Индивидуальные и групповые занятия. Даже если групп сегодня нет, они появляются у многих репетиторов через год-два.
- Доступ для ученика или родителя. Расписание и баланс видны им без вашего участия, меньше сообщений «когда у нас занятие».
- Список должников. Один экран, без фильтров и формул.
- Отчёт по доходу. За месяц и по каждому ученику, пригодится для налоговой отчётности самозанятого или ИП.
- Выгрузка данных. Если захотите уйти, учеников и историю оплат можно забрать.
Цену часа и целевой доход удобно прикинуть в калькуляторе ставки репетитора. Для языковых преподавателей отдельный разбор: нужна ли CRM преподавателю английского.
Частые вопросы
Да, пока вы работаете один и учеников немного. Таблица ломается на трёх вещах: предоплата пакетами, переносы занятий и второй человек, который тоже вносит данные.
Календарь хранит время, мессенджер хранит переписку, но остаток занятий и оплаты нигде не сходятся. Эти два места придётся сводить вручную.
Проверяйте, умеет ли программа вести группу как отдельную сущность: список участников, расписание группы, посещаемость и оплата за каждого. Если нет, группы придётся вести в обход.
Когда в чек-листе выше отмечено больше пяти пунктов или когда появляется второй преподаватель. Раньше переход создаёт больше хлопот, чем снимает.
Итог
Для одного преподавателя с небольшим числом учеников достаточно таблицы с колонками «оплачено», «списано», «остаток». CRM нужна, когда учёт перестаёт помещаться в голове и один лист: появляются пакеты, группы, второй преподаватель, родители с вопросами про баланс. Выбирайте программу по тому, закрывает ли она пять задач из начала статьи без ручного пересчёта.
Медиана ставки преподавателя — 700 ₽, разброс по рынку 488 — 1 100 ₽
Это ставка за академический час в 45 минут, данные на август 2026. Раз в две недели приходит письмо: ещё одна цифра рынка языковых школ (средний чек, размер группы, отток по месяцам) и один разбор из блога. Отписаться можно из любого письма.
Нажимая «Подписаться», вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности и получением писем от BigBen CRM.
