Зачем карточке быть полной
Карточка ученика — это не «формальность в CRM», а главный актив школы. Это единый источник правды о человеке: кто он, кто его родители, в какой группе, сколько оплачено, когда последний раз был на занятии, что о нём думает преподаватель, почему он пришёл в школу и что его здесь держит. Всё, что школа знает об ученике, должно быть в одном месте — в его карточке.
Проблема в том, что карточки почти всегда заполняются «как попало». Половина полей пустая, контакт второго родителя записан в Excel, баланс — в тетради, заметки преподавателя — в личной переписке в WhatsApp. В итоге школа работает вслепую: руководитель не может ответить на простой вопрос «сколько у нас активных детей младше 10 лет с уровнем pre-A1 в группах с понедельника по пятницу?» — потому что данных нет, они размазаны по пяти системам.
12 «золотых» полей: что заполнять обязательно
Все поля карточки делятся на три группы. Обязательные — без которых карточка бесполезна. Аналитические — от которых зависит сегментация и отчётность. Контекстные — помогают преподавателю и администратору вести ученика индивидуально.
Ниже — минимум, который обязан быть заполнен на каждого ученика в первый же день. Если какого-то поля не хватает в CRM — добавьте кастомное поле, но не ведите эти данные на стороне.
12 обязательных полей карточки
Прогресс сохраняется
Как заводить нового ученика правильно
Правильное заполнение карточки начинается не после первого занятия, а в момент первого контакта. Администратор, который «сейчас быстро запишу, потом уточню», потом не уточняет никогда. Через месяц карточка превращается в набор огрызков, а когда нужно найти контакт родителя — его нет.
Заведение ученика — это 5 шагов, которые занимают 7-10 минут. Всё, что вы не заполнили сейчас, потом придётся выпрашивать ещё раз — это выглядит непрофессионально и раздражает клиента. Сделайте один раз, сделайте хорошо.
5 шагов: как завести ученика с первого раза
Антипаттерны: как не надо
За годы работы с сотнями школ мы собрали типовой «набор ошибок» в заполнении карточек. Каждый из этих антипаттернов кажется безобидным в моменте, но через полгода превращается в серьёзную проблему: потерянного ученика, задвоенный платёж, неотправленную рассылку.
4 антипаттерна, которые ломают карточку
Нажмите, чтобы увидеть разбор
Сценарий: родитель на телефоне
Проверим теорию на реальной ситуации. Это типичный звонок, который администратор получает несколько раз в день. От того, как устроена карточка, зависит ваш ответ.
Ситуация: мама спрашивает про баланс
Поддержание актуальности
Карточка — живой документ, а не памятник. Контакты меняются, дети растут, переходят на другие уровни, меняют группы, уходят в заморозку и возвращаются. Если карточку не обновлять — через год в ней будет половина неактуальных данных, и вы снова окажетесь в ситуации «звоним, а телефон недоступен».
В хороших школах есть простое правило: раз в квартал — апдейт контактов. Администратор или куратор группы проходит по всем активным ученикам и подтверждает: телефон актуален, email работает, второй родитель тот же, уровень подтверждён методистом. Это занимает 3-5 минут на ученика и защищает школу от «слепых зон».
| Событие | Что обновить в карточке | Ответственный |
|---|---|---|
| Родитель сменил телефон | Обновить контакт, старый — в примечание «был до 15.03» | Администратор сразу при звонке |
| Переход на новый уровень | Поле «уровень», дата перехода, связь с новой группой | Методист после тестирования |
| Заморозка абонемента | Статус «заморожен», дата начала и окончания заморозки, причина | Администратор при оформлении |
| Жалоба или конфликт | Комментарий с датой и решением. Без эмоций, только факты | Администратор в день инцидента |
| Ученик не приходит 2 недели | Статус «риск оттока», задача «позвонить родителю» с дедлайном | Администратор по триггеру CRM |
| Ежеквартальная сверка | Все контакты, email, второй родитель, уровень | Администратор или куратор |
В пути ученика от заявки до выпуска карточка работает как «нить» — она фиксирует все ключевые точки: первый контакт, пробное, старт, продление, смена уровня, жалоба, возврат, выпуск. Чем больше точек — тем точнее школа понимает, что работает, а что нет.
Итоги урока
- Карточка ученика — это единый источник правды: контакты, абонемент, история, заметки. Одно окно, один ответ на любой вопрос родителя
- 12 обязательных полей: ФИО, дата рождения, оба родителя, email, уровень, группа, абонемент, источник, даты, согласие на ПДн
- Заведение нового ученика — 5 шагов, 7-10 минут. Всё заполняется в момент пробного, ничего не откладывается «на потом»
- 4 антипаттерна: пустые поля, дубли, заметки в WhatsApp, противоречивые данные в разных системах
- Контакт второго родителя — обязательно для детей. Это ваша страховка на случай кризиса
- Раз в квартал — апдейт контактов. Карточка живая, не памятник
Попробуйте сегодня: откройте 10 случайных карточек активных учеников и пройдитесь по чек-листу из 12 полей. Сколько из них заполнены полностью? Если меньше 8 — у вас есть что улучшить прямо на этой неделе.
Следующий урок: A2.3 «Переводы между группами» — как правильно переводить ученика в другую группу, не теряя историю и баланс.