Зачем администратору отчёты
Отчёт по посещаемости — это не «бумажка для директора». Это система раннего оповещения о проблемах в школе: какой ученик вот-вот уйдёт, какая группа теряет темп, у какого преподавателя просела посещаемость. Без отчётов вы узнаёте о проблемах тогда, когда уже поздно — родитель пишет «мы больше не будем ходить», и вы понимаете, что могли бы удержать, если бы увидели сигнал месяц назад.
По данным 400+ школ, 80% ушедших учеников подавали сигналы за 3-4 недели до ухода: пропуски, уменьшение активности, молчание в чате. Администратор, который смотрит отчёты хотя бы раз в неделю, ловит эти сигналы вовремя и успевает позвонить, разобраться, предложить решение. Администратор, который не смотрит отчёты, ловит сигналы постфактум — по заявлениям на возврат.
4 ключевых отчёта
Отчётов может быть много, но администратору для повседневной работы нужны четыре. Остальное — для директора или методиста, по запросу. Эти четыре вы смотрите регулярно, от них идут решения.
4 ключевых отчёта по посещаемости
Нажмите, чтобы увидеть деталиНормы посещаемости по форматам
«Посещаемость 75%» — это хорошо или плохо? Зависит от формата. У разных форматов разные нормы, и это важно знать, чтобы не принимать нормальную посещаемость за кризис или наоборот.
| Формат | Норма | Тревожная зона | Кризис |
|---|---|---|---|
| Индивидуальные занятия (взрослый) | 85-95% | 75-85% | <75% |
| Индивидуальные занятия (ребёнок) | 80-90% | 70-80% | <70% |
| Мини-группа взрослых (3-5 чел.) | 75-85% | 65-75% | <65% |
| Группа детей (6-10 чел.) | 80-90% | 70-80% | <70% |
| Большая группа взрослых (8-12 чел.) | 70-80% | 60-70% | <60% |
| Онлайн-группы | 65-80% | 55-65% | <55% |
Важный нюанс: нормы справедливы в среднем по месяцу. Одна неделя 60% посещаемости в детской группе — не кризис (могла быть эпидемия гриппа). Три недели подряд — уже сигнал, который нельзя игнорировать. Администратор смотрит на тренд, а не на точку.
Как читать отчёт за 5 минут
Отчёт не нужно читать целиком — достаточно знать, на что смотреть. 5 минут в день, один раз с утра, и вы видите всю картину. Ниже — алгоритм беглого чтения.
Как читать отчёт за 5 минут
Тревожные сигналы: 3+ пропуска = риск оттока
Есть универсальный индикатор, который администратор должен ловить ежедневно: 3 и более пропусков подряд у одного ученика. Это красный флаг. По данным 400+ школ, вероятность что такой ученик не купит следующий абонемент — 65-75%. Это высочайший риск оттока.
Сигналы риска оттока — что ловить в отчётах
Прогресс сохраняетсяСитуация: 4 пропуска за 2 недели
Ситуация: у одного ученика 4 пропуска за 2 недели
Недельный отчёт: что включить
Раз в неделю администратор отправляет сводный отчёт директору. Это не «отчёт ради отчёта», а инструмент коммуникации: директор видит, что происходит в школе, администратор показывает свою работу, оба принимают решения на фактах. Ниже — что должно быть в таком отчёте.
Что должно быть в недельном отчёте посещаемости
Прогресс сохраняетсяКак это автоматизируется в CRM
Итоги урока
- Отчёт — это система раннего оповещения. 80% ушедших учеников подавали сигналы за 3-4 недели до ухода
- 4 ключевых отчёта: по ученику, по группе, по преподавателю, по неделе
- Нормы посещаемости разные: индивидуальные взрослые — 85-95%, группы детей — 80-90%, большие группы взрослых — 70-80%, онлайн — 65-80%
- 5 шагов чтения за 5 минут: сводка → проблемные группы → детали → красная зона → план дня
- Главный сигнал риска оттока: 3+ пропуска подряд. Вероятность оттока 65-75%. Обязательный звонок в течение 24 часов
- Тон звонка: забота, а не требование. «Как у вас дела?» вместо «закрываем карточку?»
- Недельный отчёт директору: сводка, проблемные группы, красная зона, замены, вопросы к решению
- CRM автоматизирует: ежедневные сводки, сигналы красной зоны, предсказание оттока, еженедельные отчёты
Вы прошли модуль A5 «Расписание и группы (операционка)». Теперь у вас есть полный набор инструментов: от ежедневного ведения расписания до работы с отчётами и сигналами риска оттока. Дальше — применять каждый день, доводить до автоматизма и использовать CRM, чтобы снять рутину и оставить себе только то, что требует решений человека.